Zarządca pełni zarząd powierzony we Wspólnocie, a zmiana zarządcy wspólnoty mieszkaniowej jest zmianą “sposobu zarządu nieruchomością wspólną”. Oznacza to, że musi być dokonana uchwałą wspólnoty mieszkaniowej protokołowaną przez notariusza (w przeciwieństwie do zmiany “zarządu własnego”). Na zebranie należy zatem zaprosić notariusza, który po podjęciu uchwały złoży na jej podstawie także wniosek o wpis do księgi wieczystej informacji o podmiocie sprawującym zarząd.

Co ważne, notariusz nie przeprowadza głosowania, a tylko je protokołuje, co oznacza, iż liczenie głosów, czy ustalanie właścicieli uprawnionych do głosowania należy do zarządcy, lub właścicieli organizujących zebranie.

Rola notariusza sprowadza się do potwierdzenia czynności podjęcia uchwały, dla której przepisy rezerwują rygor protokołu notarialnego. Tak więc jeśli na zebraniu nie udało się uzyskać wystarczającej liczby głosów za uchwałą, można kontynuować jej głosowanie w trybie “obiegowym”, jednak wówczas głosujący właściciele (lub ich pełnomocnicy) powinni stawić się przed notariuszem, by oddać głos nad uchwałą.

Może też stawić się przed notariuszem jedna osoba z pełnomocnictwami od wielu właścicieli i w ten sposób doprowadzić do przegłosowania uchwały zmiany zarządcy wspólnoty mieszkaniowej. Po zakończeniu głosowania notariusz sporządza protokół podsumowujący całość głosowania i jego wyniki. Ponieważ zarówno protokół z zebrania jak i protokół podsumowujący głosowanie są płatne, taniej jest podjąć uchwałę w całości na zebraniu, bo powstaje wówczas o 1 dokument mniej.