Wymagania formalne do przegłosowania uchwały wspólnoty mieszkaniowej
Uchwały wspólnoty mieszkaniowej zapadają większością głosów właścicieli lokali liczoną według wielkości udziałów - taką zasadę generalną ustanawia ustawa o własności lokali (o wyjątkach od tej zasady dalej). Ustawa nie precyzuje żadnych “technicznych” warunków podjęcia uchwały, procedur, oraz sposobu przeprowadzania aktu głosowania. Oznacza to, iż podstawowym warunkiem podjęcia uchwały jest uzyskanie większości głosów WŁAŚCICIELI lokali. Koniecznym warunkiem podczas przeprowadzania głosowania jest zatem identyfikacja głosujących, przy czym nie oznacza ona obowiązku legitymowania głosujących. Od uznania prowadzącego głosowanie zależy de facto “technika” identyfikacji głosujących. Częstą praktyką jest przyjmowanie oświadczenia (o imieniu i nazwisku) od głosującego oraz opieranie się na fakcie znajomości osobistej. Głosować mogą właściciele lub ich pełnomocnicy. Mogą oddać głos w każdej formie, w której oświadczenie o głosowaniu “za” lub “przeciw” dotrze do prowadzącego głosowanie (a więc zarządu). Prowadzący głosowanie musi mieć pewność, iż głos oddaje osoba uprawniona oraz powinien ten fakt zabezpieczyć dowodowo.
Głosowanie uchwały wspólnoty mieszkaniowej na zebraniu
Ustawa nie narzuca sposobu przeprowadzania zebrania, a tym bardziej sposobu głosowania uchwał wspólnoty mieszkaniowej na zebraniu. Wspólnota może określić takie zasady w regulaminie zebrań lub statucie Wspólnoty, jeśli taki uchwali (nie ma obowiązku). Przyjętą praktyką jest wybranie Przewodniczącego Zebrania, który czuwa nad całością zebrania, w tym nad procedowaniem uchwał Wspólnoty mieszkaniowej. Przewodniczący Zebrania prowadzi zebranie, udziela głosu, otwiera i zamyka dyskusję nad punktami porządku obrad oraz poddaje pod głosowanie uchwały Wspólnoty mieszkaniowej. Można, ale nie trzeba, powołać komisję skrutacyjną, która będzie odpowiedzialna za liczenie głosów. W przypadku gdy uchwała nie uzyska na zebraniu ponad 50% głosów “za” lub “przeciw”, jej głosowanie powinno być kontynuowane w trybie indywidualnego zbierania głosów. W tym zakresie istnieją wątpliwości, czy Przewodniczący Zebrania jest zobligowany do ogłoszenia, iż uchwała wspólnoty mieszkaniowej będzie głosowana w trybie indywidualnego zbierania głosów, czy może dyskrecjonalnie zakończyć głosowanie uchwały na zebraniu mimo braku większości “za” lub “przeciw” uchwale. Z ogólnej regulacji, iż uchwały wspólnoty mieszkaniowej zapadają większością głosów, można wysnuć wniosek, iż wynik głosowania powinien być jasny - ponad 50% za określoną opcją (za lub przeciw). Jednak w przypadku wcześniejszego zakończenia głosowania przez Przewodniczącego Zebrania, trudno będzie dowieść, iż zostały złamane procedury, gdyż takowych ustawa nie definiuje. W dużych Wspólnotach, w których trudno o sprawne przegłosowanie uchwały, należy zadbać, by zasady głosowania określić w regulaminie (przyjętym w drodze uchwały). Sposób procedowania głosowania może bowiem wpłynąć bezpośrednio na wynik głosowania.
Głosowanie nad uchwałą wspólnoty mieszkaniowej w wyniku indywidualnego zbierania głosów
Uchwały właścicieli lokali są podejmowane bądź na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd Wspólnoty mieszkaniowej. Uchwała wspólnoty może być wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania. Tak stanowi art.23 ust 1. ustawy o własności lokali. Przepis dość jasno wskazuje kto przeprowadza głosowanie w trybie indywidualnego zbierania głosów. Jest to zarząd. W praktyce często zdarzają się uchwały podejmowane tzw. “obiegiem”, których głosowania nie przeprowadzał zarząd. Sądy, w takich przypadkach, w tym Sąd Najwyższy, stawiają wolę właścicieli ponad ewentualne uchybienia formalne. Oznacza to, iż w przypadku, gdy głosowania nie przeprowadzał zarząd, ale nie miało to wpływu na wynik głosowania, uchwały takie sądy uznają za ważne. Głosowanie w trybie zbierania głosów, może być przeprowadzane elektronicznie.
Głosowanie online nad uchwałą wspólnoty mieszkaniowej
Nie ma żadnych barier prawnych dla głosowania uchwał elektronicznie lub na platformie on-line. Jedynym warunkiem technicznym jest, jak wspomniano wyżej, możliwość identyfikacji głosującego. Zatem przyznanie właścicielowi loginu identyfikującego oraz przyjmowanie głosów z adresu elektronicznego, który właściciel w sposób tradycyjny zadeklarował jako własny, jest dopuszczalną formą głosowania nad uchwałami Wspólnoty. Dopuszczalne jest przyjmowanie głosów poprzez media społecznościowe, a nawet poprzez wiadomości tekstowe (sms). Należy pamiętać o zabezpieczeniu dowodowym takiej formy głosowania (np. poprzez wydruki dołączone do listy głosowania, co w przypadku smsów może być trudne).
Pełnomocnictwo do głosowania nad uchwałą wspólnoty mieszkaniowej
Właściciel może głosować samodzielnie lub poprzez pełnomocnika. Pełnomocnictwo może być udzielone osobie fizycznej i musi mieć formę pisemną zwykłą - nie ma obowiązku potwierdzania notarialnego. Pełnomocnictwo powinno być sformułowane w sposób jasny, oraz zawierać zakres czynności, do których mocodawca ustanawia pełnomocnika. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu wymagane jest pełnomocnictwo rodzajowe lub szczególne, a więc pełnomocnictwo odnoszące się do konkretnej kategorii czynności np. zmiany zarządu lub do głosowania konkretnej uchwały.
Sposoby liczenia głosów - wg udziałów lub 1 głos na 1 mieszkanie
Ustawa dopuszcza głosowanie w sposób inny niż udziałami. Jest to głosowanie według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos (bez związku z liczbą posiadanych udziałów). Ten sposób głosowania można wprowadzić uchwałą wspólnoty mieszkaniowej (głosowaną jeszcze udziałami) lub w wyjątkowej sytuacji na żądanie właścicieli którzy dysponują minimum 1/5 udziałów. Taką wyjątkową sytuacją jest gdy większość udziałów należy do jednego właściciela (np. gminy) lub kiedy udziały są źle obliczone (nie sumują się do jednego, a więc do 100%). W przypadku gdy lokal ma wielu współwłaścicieli zobowiązani są oni wybrać pełnomocnika, który będzie ich reprezentował. Ten sposób głosowania został pomyślany jako antidotum na sytuację, w której właściciel dysponujący większością głosów (ponad 50%) narzucał swoją wolę pozostałym.
Art. 23 ust. 2 ustawy o własności lokali (dalej: u.w.l.) określa, że uchwały podejmowane przez właścicieli lokali zapadają większością głosów liczoną według wielkości udziałów (powyżej 50%). Ma to odniesienie do większości głosów wszystkich właścicieli lokali łącznie (a nie np. właścicieli obecnych na zebraniu w trakcie głosowania uchwały). Wymóg większości głosów liczonych wg udziałów obowiązuje niezależnie od tego, czy uchwała jest podejmowana na zebraniu członków Wspólnoty, w trybie indywidualnego zbierania głosów, czy też ramach tzw. procedury mieszanej. Jednocześnie należy zaznaczyć, że dla podjęcia uchwały zebranie w ogóle nie jest elementem obligatoryjnym i może ona zostać podjęta także wyłącznie w trybie indywidualnego zbierania głosów (zob. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z dnia 23 czerwca 2016 r., sygn. I ACa 290/16).
Niezależnie od zastosowanej przez właścicieli lokali formy oddawania głosów - na zebraniu czy w trybie indywidualnego zbierania głosów, w formie pisemnej czy też elektronicznej - niezbędna jest identyfikacja osób, od których pochodzą poszczególne głosy. W przypadku niemożliwości dokonania takiej identyfikacji zarząd lub zarządca nie powinien uwzględniać głosów oddanych przez niezidentyfikowane osoby przy obliczaniu wyników głosowania uchwały.
Wobec braku ustawowych regulacji dotyczących sposobu głosowania uchwał Wspólnoty Mieszkaniowej na zebraniu właścicieli, proces oddawania głosów nie wymaga formalizacji. W szczególności art. 23 ustawy o własności lokali nie wprowadza wymogu sporządzenia i podpisania protokołu przez przewodniczącego oraz - w razie ich powołania - protokolanta i członków komisji skrutacyjnej. Ustawa nie uzależnia ważności podjętych uchwał od podpisów pod protokołem z zebrania właścicieli, oraz pod protokołem z głosowania w drodze indywidualnego zbierania głosów, ani też od pełnego składu komisji skrutacyjnej (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 4 listopada 2016 r., sygn. VI ACa 679/16).
Ustawa o własności lokali nie zastrzega żadnej szczególnej formy dla indywidualnego zbierania głosów właścicieli lokali. W konsekwencji głosy mogą być zbierane m.in. osobiście przez Zarząd, drogą korespondencyjną tradycyjną czy też elektroniczną. Wspólnota Mieszkaniowa może ponadto podjąć uchwałę określającą sposoby i warunki prowadzenia indywidualnego zbierania głosów, lecz nie jest to konieczne (por. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 27 marca 2013 roku, sygn.V ACa 110/13).
Głosowanie uchwał Wspólnoty może zasadniczo następować w dowolnej formie, ustawa o własności lokali (dalej: u.w.l.) nie wprowadza pod tym względem ograniczeń (wyjątkiem są uchwały wymagające formy szczególnej, jak np. w sprawie powierzenia zarządu zarządcy w trybie art. 18 ust. 2a u.w.l., która wymaga formy protokołu notarialnego). Oddanie głosu „za” lub „przeciw” podjęciu danej uchwały stanowi oświadczenie woli właściciela lokalu, do którego zastosowanie ma art. 60 Kodeksu Cywilnego, zgodnie z którym wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli). W zakresie formy elektronicznej należy wskazać, że nie musi to być forma kwalifikowana (opatrzona podpisem elektronicznym), może to być także zwykła forma wiadomości elektronicznej z adresu poczty e-mail właściciela lokalu. Co więcej, jak wskazał Sąd Apelacyjny w Gdańsku, wobec dynamicznego rozwoju środków komunikacji przyjęcie trybu głosowania uchwał także za pomocą korespondencji elektronicznej jest w pełni uzasadnione i skutkuje zwiększeniem dostępności dla osób zainteresowanych podjęciem przez zarząd czynności wymagających uchwały właścicieli lokali (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 27 marca 2013 r., sygn. V ACa 110/13).
W odniesieniu do oddawania głosów drogą elektroniczną należy także wskazać, że nie ma podstaw prawnych aby o dopuszczalności głosowania w taki sposób musiała decydować Wspólnota w drodze uchwały. Kwestia oddawania głosów dotyczy składania oświadczeń woli właścicieli lokali wobec Wspólnoty na zasadach określonych w art. 60 Kodeksu Cywilnego, zatem uchwała Wspólnoty w tym zakresie nie jest konieczna. Za pożądane natomiast należy uznać oświadczenia właścicieli lokali o woli głosowania za pomocą określonych adresów e-mail, co pozwoli Wspólnocie Mieszkaniowej na właściwą identyfikację złożonych elektronicznie głosów.
Właściciel lokalu może udzielić umocowania innej osobie do głosowania w jego imieniu uchwał Wspólnoty Mieszkaniowej. Z uwagi na fakt, że ustawa o własności lokali w żaden sposób nie reguluje kwestii udzielania pełnomocnictw do głosowania uchwał, zastosowanie w tym względzie mają odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego. Art. 98 Kodeksu Cywilnego stanowi, że pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu, natomiast do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu niezbędne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj (pełnomocnictwo rodzajowe), np. do głosowania uchwał w sprawie przyjęcia planu gospodarczego. Wyróżnia się ponadto pełnomocnictwo szczególne, które może odnosić się do głosowania konkretnej uchwały w określonej sprawie, oraz które także uprawnia do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu. W odniesieniu do uchwał Wspólnoty Mieszkaniowej pełnomocnictwo rodzajowe lub szczególne wymagane jest wtedy, gdy przedmiotem uchwały jest czynność przekraczająca zakres zwykłego zarządu.
W orzecznictwie sądowym ugruntowany jest pogląd, że kryterium rozróżnienia pomiędzy pełnomocnictwem ogólnym a rodzajowym jest zakres umocowania do działania w imieniu mocodawcy. Pełnomocnictwo ogólne nie określa ani nie wyodrębnia czynności prawnych, do których pełnomocnik został umocowany, natomiast pełnomocnictwo rodzajowe powinno określać rodzaj czynności prawnej objętej umocowaniem oraz jej przedmiot. Jeżeli rodzaj czynności prawnej nie jest w pełnomocnictwie określony w sposób wyraźny, do ustalenia rzeczywistej woli reprezentowanego mają zastosowanie reguły interpretacyjne obowiązujące przy wykładni oświadczeń woli (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 października 2002 r., sygn. II CKN 1479/00).
Uchwała Wspólnoty Mieszkaniowej jest specjalnym rodzajem czynności prawnej, która w pewnych względach różni się od czynności prawnej sensu stricto wg kodeksu cywilnego. Jedną z tych różnic jest to, że ważności uchwały nie ocenia się na podstawie konsensusu składanych oświadczeń woli, lecz w oparciu o stwierdzenie, czy oddano za jej podjęciem określoną większość głosów. Pomiędzy złożeniem oświadczenia woli przez właściciela lokalu (oddaniem głosu) a ważnością uchwały nie występuje zatem tak ścisły związek, jak w przypadku klasycznej czynności prawnej. W konsekwencji pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu i głosowaniu nad uchwałą nie musi zostać udzielone w takiej formie, jaka jest wymagana dla podjęcia samej uchwały.
W określonych przypadkach dla uchwał Wspólnoty niezbędne jest zachowanie formy notarialnej. Dotyczy to m.in. uchwały właścicieli lokali udzielającej zarządowi zgody na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy i udzielającej zarządowi pełnomocnictwa do dokonania tej czynności (art. 22 ust. 3 pkt. 5 ustawy o własności lokali, dalej: u.w.l.). Zgodnie z art. 7 ust. 2 u.w.l. umowa o ustanowienie odrębnej własności lokalu wymaga formy notarialnej. Skoro uchwała Wspólnoty ma zawierać nie tylko zgodę na ustanowienie odrębnej własności lokalu, ale także pełnomocnictwo dla zarządu dla dokonania takiej czynności, to do tej uchwały ma wprost zastosowanie art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego, statuujący wymóg zachowania formy pełnomocnictwa tożsamej z formą czynności prawnej, do której pełnomocnictwo jest udzielane.
Pełnomocnictwo do dokonania czynności prawnej polegającej na ustanowieniu odrębnej własności lokalu, zawarte w uchwale właścicieli lokali, jest zupełnie innym pełnomocnictwem niż pełnomocnictwo do głosowania nad uchwałą. Właściciel lokalu udziela pełnomocnictwa do głosowania nad uchwałą, a dopiero sama uchwała zawiera pełnomocnictwo do ustanowienia odrębnej własności lokalu. Należy w tym miejscu podkreślić, że żaden przepis nie wymaga, aby pełnomocnictwo do głosowania na zebraniu właścicieli wymagało formy notarialnej. Również systematyka regulacji dot. podejmowania uchwał Wspólnoty wskazuje na brak wymogu zachowania formy notarialnej dla pełnomocnictwa do głosowania nad uchwałą, gdyż stosowanie takiego wymogu w trybie indywidualnego zbierania głosów wymagałoby udziału notariusza. Stanowiłoby to zaprzeczenie celu, dla którego ustanowiony został tryb głosowania w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd, który ma ułatwiać zebranie wymaganej ilości głosów (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 21 marca 2018 r., sygn. I CSK 396/17).
Przepis art. 23 ust. 2 ustawy o własności lokali (dalej: u.w.l.) umożliwia wprowadzenie szczególnego trybu głosowania, przyznającego każdemu właścicielowi jeden głos w umowie przewidzianej w art. 18 ust. 1 u.w.l. lub w drodze podjęcia większością udziałów uchwały w tym przedmiocie. Przepisy ustawy nie określają jednak, w jaki sposób ma nastąpić powrót do podstawowej zasady głosowania według wielkości udziałów. Ze względu na przewidziane w art. 23 ust. 2 ograniczenie możliwości wprowadzenia szczególnego sposobu głosowania jedynie do określonych spraw i jednoczesne stwierdzenie, że uchwała taka musi być podjęta w trybie głosowania według wielkości udziałów, dopuszczalność tego sposobu głosowania odnosi się jedynie do spraw wskazanych w uchwale dotyczącej wprowadzenia zasady „jeden właściciel jeden głos”. (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 lipca 2017 r., sygn. IV CSK 586/16). Natomiast przywrócenie ustawowej zasady głosowania "udziałowego" powinno nastąpić także w drodze umowy, lub w drodze uchwały.
Ponadto w sytuacji, w której suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa jeden, lub jeżeli większość udziałów należy do jednego właściciela lokalu (a także w razie zaistnienia tych okoliczności równocześnie), na podstawie art. 23 ust. 2a głosowanie według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos, wprowadza się na każde żądanie właścicieli lokali posiadających łącznie co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej.
Ustawa o własności lokali obejmuje kompletną regulację sposobów głosowania i liczenia głosów. Oznacza to, że sposób liczenia głosów i podejmowania uchwał przez Wspólnotę Mieszkaniową nie może być zmieniony decyzją właścicieli lokali w zakresie dalej idącym, niż pozwala na to ustawa. Przepisy art. 3 ust. 3 i art. 23 ust. 2 u.w.l. mają charakter norm bezwzględnie obowiązujących, które nie podlegają modyfikacji na mocy uchwał Wspólnoty. Jednocześnie dla obliczania głosów oddanych w sprawie określonej uchwały Wspólnoty należy stosować przepisy obowiązujące w dacie jej głosowania (por. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 28 września 2017 r., sygn. VI ACa 595/16).