Wspólnota musi wybrać zarząd jako reprezentację prawną Wspólnoty - tak stanowi ustawa o własności lokali z dnia 24. czerwca 1994 roku (art. 18 i art. 20.1.) §
Zgodnie z ustawą wspólnota musi wybrać zarząd. Wspólnota może powierzyć zarząd firmie zewnętrznej (osobie prawnej lub fizycznej), wówczas mamy do czynienia z tzw. zarządem powierzonym (art. 18), a niniejszą firmę ustawa nazywa zarządcą. Wspólnota może także wybrać zarząd spośród właścicieli lokali lub spoza ich grona - wówczas mówimy o tzw. zarządzie własnym (art. 20). Powierzenie zarządu firmie zewnętrznej następuje poprzez podjęcie uchwały, która dodatkowo musi być zaprotokołowana przez notariusza. Zarząd może być w każdej chwili odwołany lub zawieszony, poprzez podjęcie stosownej uchwały przez Właścicieli. Zarząd działa kolegialnie, może choć nie musi, wybrać prezesa. Zarząd może wybrać administratora nieruchomości samodzielnie, jeśli Wspólnota nie zadecyduje o tym w uchwale. Zarząd może pobierać wynagrodzenie. Zarząd reprezentuje Wspólnotę na zewnątrz oraz między właścicielami lokali. Zarząd kieruje sprawami wspólnoty.
Najwyższą władzą we Wspólnocie są Właściciele
Zarząd jest organem wykonawczym, który otrzymuje władzę od Właścicieli. Zarząd działa na podstawie uchwał wspólnoty (a w zakresie finansowym - na podstawie planu gospodarczego), podejmowanych na Zebraniach Właścicieli lub w drodze indywidualnego zbierania głosów. Zarząd nie może działać wbrew woli większości Właścicieli lub poza zakresem zgód wyrażonych w formie uchwał. Sprawna komunikacja i podejmowanie decyzji przez właścicieli umożliwia sprawne zarządzanie wspólnotą przez Zarząd. Zarząd bez uchwały Właścicieli nie może podjąć działań nawet jeżeli są one pożądane przez Wspólnotę.
Odpowiedzialność za decyzje i absolutorium dla Zarządu Wspólnoty
Członkowie zarządu oraz zarządca biorą odpowiedzialność za podejmowane decyzje. Zarządca, sprawujący zarząd powierzony, musi mieć wykupioną polisę OC (na minimum 50 tys. zł), która stanowi załącznik do umowy o zarządzanie. Brak decyzji także może rodzić odpowiedzialność odszkodowawczą w sytuacji powstania szkody. (np. nie podjęcie działań w sprawie remontu cieknącego dachu). Właściciele co roku (do 31 marca), na zebraniu sprawozdawczym podejmują decyzje o udzieleniu absolutorium dla zarządu lub zarządcy za rok poprzedni. Nieudzielenie absolutorium zgodnie z ustawą nie ma żadnych skutków prawnych, jednak w umowie o zarządzanie można zapisać, iż oznacza odwołanie Zarządu.
Zarząd decyduje samodzielnie w ramach podjętego planu gospodarczego i uchwał wspólnoty
Zarząd otrzymuje władzę od Właścicieli, ale nie jest to władza absolutna. Zarząd podejmuje codzienne decyzje dotyczące zarządzania nieruchomością (sprzątanie, ubezpieczenie, opłaty za media) w ramach uchwalonego przez Wspólnotę budżetu rocznego (planu gospodarczego). Zarząd wykonuje uchwały Wspólnoty. Czynności takie określamy mianem czynności nie przekraczających zarządu zwykłego i nie wymagają one każdorazowo podjęcia uchwały. Jeśli zarząd jest wieloosobowy, to Wspólnotę może reprezentować (składać oświadczenia woli za Wspólnotę) przynajmniej dwóch członków zarządu. W uchwale o wyborze zarządu wieloosobowego należy wskazać liczbę członków uprawnionych do składania oświadczeń za Wspólnotę. W razie braku takiego zapisu zastosowanie będzie mieć model ustawowy dwuosobowej reprezentacji.
Na te czynności Zarząd musi mieć każdorazowo zgodę.
Niektóre czynności przekraczają tzw. zarząd zwykły i każdorazowo Właściciele muszą wyrazić na nie zgodę. Do czynności takich zalicza się podejmowanie zobowiązań na kwoty przewyższające kwoty zatwierdzone w planie gospodarczym. Wszystkie decyzje dotyczące wypłat z funduszu remontowego. Wszystkie decyzje Właścicieli wiążą zarząd, a także decyzje Zarządu mogą być zmienione przez zebranie właścicieli. Do czynności przekraczających zwykły zarząd należą wszystkie czynności związane z dysponowaniem mieniem wspólnoty oraz powodujące dodatkowe obciążenia dla właścicieli lokali.
Rola Zarządu i reprezentowanie Wspólnoty na zewnątrz
Zarząd reprezentuje Wspólnotę, także w stosunkach między właścicielami lokali. Zarząd zwołuje zebrania, przygotowuje projekty uchwał oraz wykonuje uchwały podjęte przez Wspólnotę, czyli np. podpisuje w imieniu Wspólnoty umowy, które przekraczają zwykły zarząd na podstawie pełnomocnictwa Wspólnoty udzielonego w uchwale.
Wspólnota może powoływać inne organy
Ustawa nakłada obowiązek powołania Zarządu, jednak Wspólnota może powołać inne organy. Może uchwalić także własny statut, w którym powoła np. Radę Wspólnoty lub Komisję Rewizyjną. Organizacja życia Wspólnoty jest bowiem w rękach właścicieli lokali. Należy pamiętać, że każdy właściciel lokalu ma prawo kontroli zarządu, niezależnie czy powołano inne organy czy nie.
W dotychczasowym orzecznictwie sądowym ukształtował się pogląd, że ustanowienie Zarządu Wspólnoty (w znaczeniu podmiotowym, tj. wg art. 20 - 21 ustawy o własności lokali, dalej: u.w.l.) wyklucza ustanowienie zarządcy w rozumieniu art. 18 u.w.l. (w znaczeniu funkcjonalnym) i odwrotnie, tj. ustanowienie zarządcy zgodnie z art. 18 u.w.l. wyklucza ustanowienie zarządu, o którym mowa w art. 20 i art. 21 u.w.l. (por.: uchwała Sądu Najwyższego z dnia 16 lutego 2012 r., III CZP 96/11, § postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 14 września 2005 r.§ , III CZP 62/05, uchwała Sądu Najwyższego z dnia 27 listopada 2003 r., III CZP 74/03).
Sygnalizacji wymaga także pogląd przeciwny, zgodnie z którym Zarząd przewidziany w art. 20 u.w.l. lokali może występować w tej samej wspólnocie obok Zarządu (zarządcy) w znaczeniu funkcjonalnym, o którym mowa w art. 18 ust. 1 tej ustawy i który jest podmiotem w stosunku do Wspólnoty zewnętrznym, realizującym czynności związane z bieżącą administracją (tak: Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 26 stycznia 2017 r., sygn. I CZ 4/17). Jakkolwiek koncepcja ta pozwala na jednoczesne funkcjonowanie zarządu w znaczeniu podmiotowym równolegle z zarządem powierzonym w znaczeniu funkcjonalnym, to w praktyce funkcjonowanie dwóch zarządów w jednej Wspólnocie może prowadzić do sporów kompetencyjnych zarówno pozytywnych (oba zarządy będą uważać, że określona czynność jest ich wyłączną kompetencją) jaki i negatywnych (każdy z zarządów będzie uważać, że dana czynność stanowi kompetencję drugiego z zarządów).
Aby zapewnić sprawne funkcjonowanie Wspólnoty Mieszkaniowej pożądanym jest powołanie jednego zarządu: albo zarządu w znaczeniu podmiotowym (art. 20 u.w.l.), albo zarządu w znaczeniu funkcjonalnym (zarządcy wg art. 18 u.w.l.). Pozwoli to na działanie tych organów bez potencjalnych sporów kompetencyjnych. W sytuacji powołania zarządu w znaczeniu podmiotowym możliwe jest zawarcie z profesjonalnym zarządcą nieruchomości umowy o administrowanie nieruchomością wspólną, na podstawie której otrzyma on określone w umowie kompetencje i obowiązki (np. z zakresu obsługi administracyjnej, księgowej, prawnej, technicznej). Taki model wyraźnego rozgraniczenia zarządu od administratora Wspólnoty pozwala na wyraźne ustalenie i rozgraniczenie kompetencji tych podmiotów.
Zlecenie administrowania Wspólnotą mieszkaniową należy wyraźnie odróżnić od powierzenia zarządu osobie fizycznej lub prawnej w trybie przewidzianym w art. 18 ust. 1 u.w.l. Pomoc świadczona przez profesjonalnych zarządców w formie realizacji zlecenia administrowania na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej nie zmienia ich ustawowego sposobu sprawowania zarządu, czego skutkiem jest brak obowiązku zawarcia umowy w formie aktu notarialnego, o której mowa w art. 18 ust. 1 u.w.l. (por. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 25 stycznia 2017 r., sygn. I ACa 707/16).
Ocena zarządu lub zarządcy równoznaczna jest z dokonaniem oceny, czy nieruchomość wspólna zarządzana była prawidłowo, a końcowym efektem tej oceny jest udzielenie (lub nieudzielenie) absolutorium zarządowi lub postawienie wniosków na temat pracy zarządcy. Dobra ocena (udzielenie absolutorium) potwierdza aprobatę członków Wspólnoty dla całokształtu działalności zarządu lub zarządcy w poprzednim okresie rozliczeniowym (zazwyczaj roku kalendarzowy)
Wyrażone poprzez absolutorium swoiste „wotum zaufania” członków Wspólnoty umożliwia zarządowi lub zarządcy dalsze sprawowanie zarządu nieruchomością wspólną. Zła ocena (nieudzielenie absolutorium) może powodować odwołanie zarządu (a przynajmniej niektórych jego członków) albo podjęcie kroków zmierzających do rozwiązania umowy powierzającej zarząd (lub do zmiany zarządcy). Do takich konsekwencji nie musi dojść, jednakże ocena działalności zarządu poprzez udzielenie lub nieudzielenie absolutorium winna uwzględniać całokształt jego działalności (por. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z dnia 22 lutego 2016 r., sygn. I ACa 1580/15).
Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej może samodzielnie podejmować decyzje w zakresie zwykłego zarządu. Ustawa o własności lokali nie zawiera wyczerpującego katalogu czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu ani czynności mieszczących się w tym zakresie. Z tego względu charakter danej czynności jako mieszczącej się w zakresie zwykłego zarządu lub zakres ten przekraczającej, należy każdorazowo oceniać w szczególności przez pryzmat doniosłości tej decyzji dla Wspólnoty, kwestii finansowych związanych z tą decyzją oraz skali jej oddziaływania.
Ustawa o własności lokali (dalej: u.w.l.) zawiera w art. 22 otwarty katalog czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu. Oznacza to, że każda z czynności tam wymienionych wymaga uchwały Wspólnoty, a jednocześnie uchwały mogą wymagać inne, niewymienione w tym przepisie czynności lub decyzje. Ustawowy katalog czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu obejmuje:
- ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej;
- przyjęcie rocznego planu gospodarczego;
- ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu;
- zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej;
- udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej, na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy lub przebudowy i rozporządzenie tym lokalem oraz na zmianę wysokości udziałów w następstwie powstania odrębnej własności lokalu nadbudowanego lub przebudowanego;
- udzielenie zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej;
- dokonanie podziału nieruchomości wspólnej;
- nabycie nieruchomości;
- wytoczenie powództwa, o którym mowa w art. 16 u.w.l.;
- ustalenie, w wypadkach nieuregulowanych przepisami, części kosztów związanych z eksploatacją urządzeń lub części budynku służących zarówno do użytku poszczególnych właścicieli lokali, jak i do wspólnego użytku właścicieli co najmniej dwóch lokali, które zaliczane będą do kosztów zarządu nieruchomością wspólną;
- udzielenie zgody na podział nieruchomości gruntowej zabudowanej więcej niż jednym budynkiem mieszkalnym i związane z tym zmiany udziałów w nieruchomości wspólnej oraz ustalenie wysokości udziałów w nowo powstałych, odrębnych nieruchomościach wspólnych;
- określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 u.w.l., ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej,l
- Połączenie dwóch lokali stanowiących odrębne nieruchomości w jedną nieruchomość lub podział lokalu.
Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej powołany jest do kierowania jej sprawami, co oznacza wszelkie czynności faktyczne i prawne odnoszące się do nieruchomości wspólnej. Dotyczy to zarówno podejmowania różnych decyzji dotyczących zarządzania i gospodarowania nieruchomością wspólną (np. decyzja o poddaniu pod głosowanie uchwały o wynajmie części elewacji pod reklamę celem uzyskania dodatkowych przychodów), sprawowania pieczy nad stanem nieruchomości i jej utrzymaniem (np. zmiana firmy sprzątającej, która nie wywiązuje się z obowiązków). W sytuacji gdy Wspólnota powołała administratora w postaci zewnętrznego zarządcy nieruchomości, rolą zarządu z jednej strony jest sprawowanie nadzoru nad jego działalnością, a z drugiej strony – wspieranie administratora w realizacji jego obowiązków (np. poprzez konsultacje, wyrażanie opinii w poszczególnych kwestiach dotyczących spraw powierzonych administratorowi).
Uprawnienie Zarządu do reprezentowania Wspólnoty Mieszkaniowej obejmuje zarówno stosunki zewnętrzne (z osobami trzecimi) jaki i stosunki wewnętrzne (pomiędzy Wspólnotą a poszczególnymi członkami Wspólnoty). Zgodnie z art. 21 u.w.l. zarząd Wspólnoty może składać w jej imieniu oświadczenia woli (np. w zakresie zawarcia umowy o sprzątanie nieruchomości wspólnej) oraz dokonywać czynności procesowych (np. skierować do sądu pozew o zapłatę niewniesionych zaliczek przez nierzetelnego właściciela lokalu).
W orzecznictwie sądowym przeważa stanowisko, że w sprawach dotyczących nieruchomości wspólnej, interes właścicieli lokali, jako członków Wspólnoty Mieszkaniowej jest chroniony przez Wspólnotę Mieszkaniową, działającą poprzez zarząd lub zarządcę ustanowionego w trybie art. 18 u.w.l. Koncepcja ta nie wyklucza indywidualnego udziału w danym postępowaniu poszczególnych członków Wspólnoty, lecz każdorazowo muszą oni wykazać własny indywidualnego interes prawny (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 22.10.2015 r., sygn. II OSK 2772/13).
Występują także sytuacje, w których pomimo powierzenia zarządu konkretnej osobie nie uregulowano zakresu jej pełnomocnictwa, lub np. została podjęta uchwała o powierzeniu zarządu, ale nie zawarto umowy o zarządzanie precyzującej zakres jej obowiązków. W takich sytuacjach, wobec braku odpowiednich zastrzeżeń dot. zakresu umocowania osoba, której właściciele lokali w umowie lub w uchwale (art. 18 ust. 1 i ust. 2a ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, Dz.U. z 2015 r. poz. 1892) powierzyli zarząd nieruchomością wspólną, jest w granicach tego zarządu umocowana do reprezentowania Wspólnoty Mieszkaniowej, w tym w postępowaniach sądowych. Na podstawie odesłania przewidzianego w art. 33 ww. ustawy do zarządcy w całej rozciągłości stosuje się przepisy art. 21 i 22 regulujących prowadzenie spraw Wspólnoty Mieszkaniowej i reprezentowanie jej przez zarząd Wspólnoty. (por. uchwała Sądu Najwyższego z dnia 9 lutego 2017 r., sygn. III CZP 106/16, Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 3 października 2017 r., sygn. II SA/Kr 144/17)
Wspólnota mieszkaniowa jest podmiotem prawa cywilnego (ułomną osobą prawną). Charakteryzują ją cechy odróżniające ją zarówno od osób fizycznych i prawnych, a także od innych osób ustawowych, jak np. spółki prawa handlowego. Wspólnota Mieszkaniowa jest jednostką organizacyjną, której powstanie nie zostało uzależnione od dokonania czynności prawnej. Powstaje z mocy prawa z chwilą wyodrębnienia w danej nieruchomości pierwszego lokalu, którego właścicielem jest inna osoba niż właściciel tej nieruchomości. Wspólnota Mieszkaniowa nie podlega też likwidacji, gdyż istnieje tak długo, jak długo występuje stan odrębnej własności lokali. Powyższe cechy nie wykluczają jednak uznania Wspólnoty Mieszkaniowej za osobę ustawową, która może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania "dla siebie", a więc do własnego majątku (tak: Uchwała Składu Siedmiu Sędziów Sądu Najwyższego z dnia 21 grudnia 2007 r., sygn. III CZP 65/07). Kwestia ta ma doniosłe znaczenia m.in. dla instytucji funduszu remontowego.