- brakiem wpływu na agendę zebrania
- częstym t.zw “biciem piany” przez uczestników dominujących zebranie wspólnoty
- omawianiem mało istotnych szczegółów przy jednoczesnym braku całościowej analizy strategicznej spraw Wspólnoty.
Obowiązkowe zebranie - minimum raz w roku do 31. marca
Raz na rok- w terminie do końca marca, musi się odbyć zebranie roczne Wspólnoty, na którym zarząd (lub zarządca) przedstawia sprawozdanie finansowe (art. 29-30 ustawy o własności lokali) za rok poprzedni oraz sprawozdanie z działalności. Wspólnota po dyskusji głosuje przyjęcie sprawozdania lub jego odrzucenie, a także udzielenie lub nieudzielenie absolutorium zarządowi (lub zarządcy) za rok poprzedni. Na zebraniu rocznym Wspólnota głosuje także przyjęcie planu gospodarczego na dany rok. Odrzucenie sprawozdania przez Wspólnotę nie powoduje bezpośrednich skutków prawnych, natomiast może być argumentem na rzecz braku pokrycia przez właścicieli lokali straty Wspólnoty za rok poprzedni, lub wypłaty nadwyżki właścicielom przez Wspólnotę jeśli taka wystąpiła. Brak udzielenia absolutorium nie ma żadnych skutków prawnych.
Zebranie zwołuje zarząd, a także 10% właścicieli lokali
Zebranie roczne jest obowiązkowe, jednak zarząd może zwołać zebranie w każdym terminie jeśli jest taka potrzeba. Zarząd, natomiast, musi zwołać zebranie w przypadku gdy właściciele posiadający minimum 10 % udziałów złożą wniosek o zwołanie zebrania. Odmowa zwołania zebrania w takim przypadku jest złamaniem prawa. Ustawa nie stawia żadnych warunków, oprócz złożenia wniosku, dotyczących zwołania zebrania. Oznacza to, że w sytuacji gdy wpłynie wniosek właścicieli o zwołanie zebrania, zarząd lub zarządca musi takie zebranie zwołać. Na wniosku należy wskazać przewidywany porządek obrad lub po prostu temat jakiego ma dotyczyć zebranie.
Lista tematów podejmowanych na zebraniu - otwarta, jawna. Uwzględniająca rangę, zasięg i frekwencję.
Niska frekwencja na zebraniach wspólnot spowodowana jest:
wspólnota.online tworzy otwartą agendę zebrań uwzględniając zasięgi.
Zebranie może się odbywać w nowoczesnej formie np. online (straming audio i video live)
Ustawa nie proceduje formy przeprowadzania zebrań. Choć, zebranie rozumiane jest zazwyczaj jako fizyczne zgromadzenie wielu osób, nie ma żadnych przeszkód prawnych (ani faktycznych) by zebranie było przeprowadzane w sposób teleinformatyczny. Jedynym warunkiem jaki powinien być spełniony to dwukierunkowa komunikacja właścicieli lokali w tym samym czasie. Nie możemy zatem mówić o zebraniu w sytuacji prowadzenia transmisji w jednym kierunku (zarządca- właściciele) bez możliwości interakcji ze strony wszystkich uczestników zebrania, a także w sytuacji kiedy komunikacja prowadzona jest w różnym czasie wobec różnych właścicieli. Do decyzji wspólnoty należy czy transmitowane zebranie będzie także rejestrowane i archiwizowane na dysku.
wspólnota.online umożliwia streaming live zebrań.
Brak wymogu określonej frekwencji na Zebraniu
Każde zebranie właścicieli, zwołane prawidłowo, jest ważne. Ustawa nie przewiduje spełnienia obowiązku określonej frekwencji (quorum), a także obowiązku skutecznego podjęcia uchwał. Uchwały Wspólnoty zapadają większością ponad 50 % wszystkich właścicieli lokali (a nie tylko uczestników zebrania), stąd w sytuacji nieuzyskania ponad 50 % głosów za określoną uchwałą, głosowanie musi być kontynuowane w trybie indywidualnego zbierania głosów. Niewątpliwie jednak wysoka frekwencja na zebraniach sprzyja sprawnemu podejmowaniu decyzji. Im więcej właścicieli podejmie dyskusję nad określoną uchwałą tym większe są szanse na jej skuteczne wykonanie.
Indywidualne Zbieranie Głosów i głosowanie przez Internet.
W przypadku gdy uchwała nie zostanie podjęta na zebraniu, należy kontynuować głosowanie w trybie indywidualnego zbierania głosów. Ustawa przewiduje także możliwość głosowania uchwały wyłącznie w takim trybie. Nie jest możliwe jednak, głosowanie wyłącznie w takim trybie uchwał przewidzianych jako przedmiot zebrania rocznego, a więc: przyjęcie sprawozdania finansowego, udzielenie absolutorium, oraz plan gospodarczy. Poddanie pod głosowanie tych uchwał musi mieć miejsce na zebraniu rocznym, kontynuowanie głosowania może mieć miejsce w trybie indywidualnego zbierania głosów. We wszystkich innych sprawach uchwały mogą być głosowane w trybie “indywidualnego zbierania głosów”.
wspólnota.online pozwala zapoznać się ze sprawą i oddać głos w dowolnym momencie, bez udziału w zebraniach.
Ustawa o własności lokali (dalej: u.w.l.) w art. 30 ust. 1 pkt. 3 nakłada na zarząd lub zarządcę obowiązek organizowania zebrania ogółu właścicieli lokali co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. Zebranie to nazywane potocznie „rozliczeniowym” musi zgodnie z art. 30 ust. 2 u.w.l. obejmować porządkiem obrad następujące kwestie:
- sprawozdanie zarządu,
- ocena pracy zarządu lub zarządcy i poddanie pod głosowanie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium,
- uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu.
O ile nie precyzują tego zapisy ustawy, to w praktyce roczne sprawozdanie powinno obejmować ogólną część informacyjną, dotycząca w szczególności istotnych wydarzeń dotyczących Wspólnoty w danym roku rozliczeniowym (np. o rozpoczętym/zakończonym remoncie, zmianie firmy sprzątającej itp.) oraz sprawozdanie finansowe.
Ustawa o własności lokali nie określa sposobu i formy, w jakiej powinno zostać sporządzone sprawozdanie finansowe wspólnoty mieszkaniowej, co więcej, u.w.l. w ogóle nie formułuje obowiązku przedstawiania członkom wspólnoty sprawozdania finansowego sensu stricto. W praktyce przyjmuje się jednak, że omówienie kwestii finansowych jest nieodłącznym elementem corocznego sprawozdania z działalności zarządu, wymaganego na podstawie art. 30 ust. 1 pkt. 2 u.w.l. Omówienie to nie musi jednak przyjmować formy pełnego sprawozdania finansowego, tj. bilansu obejmującego rachunek zysków i strat oraz rachunku przepływów pieniężnych. W szczególności należy wskazać, że sprawozdanie finansowe Wspólnoty nie podlega rygorom przewidzianym w przepisach o rachunkowości
Zgodnie z art. 29 ust. 1 u.w.l. zarząd lub zarządca Wspólnoty Mieszkaniowej winien prowadzić odrębnie dla każdej nieruchomości wspólnej ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów dot. nieruchomości wspólnej. Roczne sprawozdanie finansowe powinno obejmować podsumowanie zapisów zawartych w prowadzonej ewidencji pozaksięgowej, a więc zawierać ogólne informacje o jej sytuacji finansowej, tj. sumie wpływów (przychodów) i wydatków. Co do tych ostatnich wskazać należy ponadto, że winny one zostać porozbijane na kategorie wymienione w art. 14 u.w.l., a więc na wydatki na remonty i bieżącą konserwację, opłaty za media, koszty ubezpieczeń i podatków, wydatki na utrzymanie czystości i porządku oraz wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z dnia 14 listopada 2013 r., sygn. I ACa 1068/13).
Zebrania Wspólnoty Mieszkaniowej, stosując nomenklaturę Kodeksu Spółek Handlowych stosowaną dla zebrań wspólników, można podzielić na zwyczajne i nadzwyczajne. Zebraniem zwyczajnym jest obowiązkowe zebranie roczne. Natomiast zebraniem nadzwyczajnym jest każde „dodatkowe” zebranie członków Wspólnoty (np. w sprawie pilnego remontu). Zebranie nadzwyczajne może zostać zwołane nie tylko z inicjatywy zarządu lub zarządcy, ale także na podstawie wniosku właścicieli lokali posiadających łącznie co najmniej 10% udziałów w nieruchomości wspólnej.
W razie złożenia takiego wniosku, zgodnie z art. 31 lit. b u.w.l., zarząd lub zarządca jest zobowiązany do zwołania zebrania członków Wspólnoty Mieszkaniowej. Zarząd lub zarządca nie może dokonywać oceny zasadności wniosku właścicieli lokali i go uwzględnić lub nie. Zgodnie z literalnym brzmieniem w/w przepisu zarząd lub zarządca po otrzymaniu wniosku nie może odmówić zwołania zebrania.
Przepis art. 31 pkt b u.w.l. wręcz nakłada na zarząd obowiązek zwołania zebrania na wniosek właścicieli lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości. Jeżeli zarząd poprzez swoją bezczynność, mimo prawidłowego wniosku współwłaścicieli, blokuje zwołanie zebrania, to takie zachowanie jest sprzeczne z przepisami prawa (patrz: wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 14 marca 2017 r., sygn. V ACa 381/16). Taka postawa zarządu lub zarządcy powoduje powstanie ich odpowiedzialności wobec Wspólnoty wg ogólnych zasad odpowiedzialności odszkodowawczej (wobec braku regulacji szczegółowych odpowiedzialność ta będzie odpowiednio analogiczna do odpowiedzialności członków zarządu spółki handlowej, por. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 czerwca 2010 r., sygn. II CNP 8/10).
W sytuacjach bezczynności zarządu lub zarządcy w zakresie zwołania zebrania na wniosek członków Wspólnoty (np. celowej zwłoki z uwagi na postulowany przedmiot zebrania obejmujący głosowanie uchwały o zmianie zarządu lub zarządcy) należy stwierdzić, że dopuszczalnym jest samodzielne zorganizowanie zebrania przez członków Wspólnoty. Utrwalony jest w orzecznictwie sądowym pogląd, że przy zwoływaniu zebrań członków wspólnoty nie jest istotne to, kto i w jaki sposób je zwołał, ale to, czy członkowie wspólnoty mieli możliwość o terminie zebrania powziąć wiedzę i być na nim obecni (por. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 14 stycznia 2016 r., sygn. I ACa 834/15). Zatem przy zwoływaniu zebrania najważniejsze jest aby powiadomić wszystkich członków Wspólnoty o zebraniu i umożliwić im uczestnictwo.
Ustawa o własności lokali nie zawiera żadnych wymogów formalnych w zakresie sposobu i formy prowadzenia zebrań właścicieli lokali. W konsekwencji nie ma żadnych przeszkód dla stosowania form komunikacji na odległość, o ile zapewniać będą one komunikację dwukierunkową. Jak wskazuje się w orzecznictwie sądowym, Wspólnota Mieszkaniowa jest szczególnym podmiotem składającym się z osób powiązanych między sobą tym tylko, że są właścicielami mieszkań w tym samym budynku, dlatego też postępowanie wewnątrz wspólnoty - w przeciwieństwie np. do spółdzielni mieszkaniowej - jest w maksymalnym stopniu odformalizowane. Ustawa o własności lokali nie wprowadza sztywnych wymogów ważności zebrania właścicieli lokali, co dotyczy zarówno formy samego zebrania, jak i kwestii jego zwołania (por. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 16 czerwca 2011 r., sygn. VI ACa 170/11)
Głosowanie uchwał Wspólnoty może zasadniczo następować w dowolnej formie, ustawa o własności lokali (dalej: u.w.l.) nie wprowadza pod tym względem ograniczeń (wyjątkiem są uchwały wymagające formy szczególnej, jak np. w sprawie powierzenia zarządu zarządcy w trybie art. 18 ust. 2a u.w.l., która wymaga formy protokołu notarialnego). Oddanie głosu „za” lub „przeciw” podjęciu danej uchwały stanowi oświadczenie woli właściciela lokalu, do którego zastosowanie ma art. 60 Kodeksu Cywilnego, zgodnie z którym wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli). W zakresie formy elektronicznej należy wskazać, że nie musi to być forma kwalifikowana (opatrzona podpisem elektronicznym), może to być także zwykła forma wiadomości elektronicznej z adresu poczty e-mail właściciela lokalu. Co więcej, jak wskazał Sąd Apelacyjny w Gdańsku, wobec dynamicznego rozwoju środków komunikacji przyjęcie trybu głosowania uchwał także za pomocą korespondencji elektronicznej jest w pełni uzasadnione i skutkuje zwiększeniem dostępności dla osób zainteresowanych podjęciem przez zarząd czynności wymagających uchwały właścicieli lokali (patrz: wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 27 marca 2013 r., sygn. V ACa 110/13).
W tym miejscu należy zaznaczyć, że nie ma podstaw prawnych aby o dopuszczalności głosowania drogą elektroniczną musiała decydować Wspólnota w drodze uchwały. Kwestia oddawania głosów dotyczy składania oświadczeń woli właścicieli lokali wobec Wspólnoty na zasadach określonych w art. 60 Kodeksu Cywilnego, zatem uchwała Wspólnoty w tym zakresie nie jest konieczna. Za pożądane natomiast należy uznać oświadczenia właścicieli lokali o woli głosowania za pomocą określonych adresów e-mail, co pozwoli Wspólnocie Mieszkaniowej na właściwą identyfikację złożonych elektronicznie głosów.