Powrót

Rola zarządu w zakresie
planowania i kontroli kosztów

Zarząd i zarządca są odpowiedzialni za wykonanie budżetu.

Ustawowy termin “plan gospodarczy” należy rozumieć po prostu jako budżet wspólnoty, który będzie planem przychodów i kosztów Wspólnoty, oraz wynikającym z nich zaliczek na utrzymanie nieruchomości wspólnej, wraz z odpisem na fundusze zapasowe (przede wszystkim na fundusz remontowy). Przepisy nie przewidują określonego wzoru, według którego należy konstruować plan gospodarczy Wspólnoty. Zasady prawidłowej gospodarki oraz planowania budżetowego nakazują przede wszystkim, aby plan przewidywał wszystkie źródła przychodów oraz wszystkie możliwe koszty Wspólnoty. Projekt planu gospodarczego na zebranie roczne przygotowuje zarząd. Zarząd wykonuje także plan gospodarczy po przyjęciu go przez Wspólnotę. Wykonanie polega przede wszystkim na stałej (codziennej) kontroli kosztów oraz przychodów. Zarząd prowadzi windykację w razie braku wpłat zaliczek przez właścicieli lokali , oraz zawiera umowy w imieniu Wspólnoty, które nie spowodują wydatków większych niż przewidziane w planie gospodarczym.

Rolą zarządu i zarządcy jest nadzorowanie kosztów uchwalonych w planie gospodarczym, a w razie ich znacznego przekroczenia - informowanie właścicieli.

Przekroczenie wydatków przewidzianych w planie jest możliwe tylko w wyniku czynników zewnętrznych i obiektywnych (np. wzrost cen usług). Nie może to być samodzielna decyzja zarządu polegająca na zwiększeniu zakresu usług lub zamówieniu dla Wspólnoty nowych, nieprzewidzianych w planie usług. W razie nagłych, nieprzewidzianych wydatków (np. poważna awaria), zarząd ma obowiązek informować o tym właścicieli lokali. Prawidłową praktyką jest poddanie pod głosowanie korekty planu gospodarczego, który będzie przewidywał wzrost zaliczek. Wyższe koszty można także rozliczyć z środków funduszu remontowego, jednak w tym przypadku musi być to zatwierdzone uchwałą Wspólnoty. Odpowiedzialność za koszty, oznacza czasami zamawianie mniejszego zakresu usług, w sytuacji gdy priorytetem jest wykonanie planu gospodarczego. Opłaty za media (ciepło, woda, śmieci) jako opłaty niezależne od Wspólnoty co do zasady nie stanowią części planu gospodarczego (to znaczy mogą być naliczane niezależnie od planu), jednak dobrą praktyką jest planowanie także tych pozycji, by przewidzieć możliwie najbardziej szczegółowo wydatki oraz przepływy pieniężne przez rachunek Wspólnoty.

Opomiarowanie wszystkich lokali i analiza zużycia mediów.

Opłaty za media są naliczane z tytułu tzw. “świadczeń indywidualnych” dla właścicieli lokali. Są to opłaty, których pobieranie przez Wspólnotę wynika ze wspólnych instalacji c.o. i wodno-kanalizacyjnych, natomiast usługi dostawy mediów świadczone są na rzecz indywidualnych lokali. Opłaty za media, stanowią zazwyczaj największą część kosztów ponoszonych przez właścicieli lokali, dlatego zarząd powinien przywiązywać szczególną wagę do jak najbardziej prawidłowych rozliczeń oraz motywowania właścicieli lokali do oszczędnego gospodarowania wodą czy ciepłem. W interesie całej Wspólnoty jest by opłaty za media, mimo że dostarczane do indywidualnych lokali, były jak najniższe. Na pytanie czy zarząd, może samodzielnie zadecydować o opomiarowaniu lokali licznikami wody czy ciepła należy odpowiedzieć pozytywnie. Zarząd jest prawnie odpowiedzialny za rozliczanie mediów (na podstawie innych ustaw), stąd musi dysponować narzędziami, które pozwolą mu rozliczać media w sposób nie do podważenia. Spory o rozliczenia, odbywają się zawsze kosztem finansów Wspólnoty Mieszkaniowej jako całości. Oczywiście decyzja o opomiarowaniu lokali może być podjęta na podstawie uchwały Wspólnoty - wówczas ma ona niewątpliwie, silniejsze podstawy “polityczne”.

Art. 26 ust. 2-3 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków Art. 45a ust. 10 ustawy prawo energetyczne Wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 21 września 2015 r., sygn. I ACa 248/15

Windykacja dłużników

Zarząd jest uprawniony do samodzielnego pozywania dłużników Wspólnoty z tytułu zaległych zaliczek na utrzymanie nieruchomości wspólnej. Jest to czynność zwykłego zarządu, która mieści się w uprawnieniu zarządu do kierowania sprawami Wspólnoty i reprezentowaniu jej na zewnątrz. Windykacja dłużników jest bardzo ważną czynnością, która ma bezpośredni wpływ na płynność Wspólnoty i stan jej finansów. Zaniedbania w tym zakresie mogą być uznane za działanie na szkodę Wspólnoty i prowadzenie nieprawidłowej gospodarki. W przypadku braku uregulowań Wspólnoty w tym zakresie, skierowanie pozwu jest możliwe w pierwszym dniu po upływie ustawowego terminu wpłaty zaliczki , czyli po 10 dniu każdego miesiąca, jeśli zaliczka za dany miesiąc nie zostanie wpłacona.

Art. 22 ust. 1 ustawy o własności lokali Uchwała SN z dnia 18.10.2013 r., sygn. III CZP 42/13

Szukanie najbardziej korzystnych ofert

Zarząd odpowiada za gospodarkę finansową Wspólnoty, stąd zobligowany jest do korzystania z najbardziej korzystnych ofert. Z drugiej strony uwzględnić należy oczekiwania Wspólnoty, oraz standard świadczonych usług. Atrakcyjność oferty jest zazwyczaj wypadkową tych dwóch wskaźników. Proces wyboru oferty, powinien być przejrzysty, a pierwszym kryterium powinien być interes Wspólnoty. Jednocześnie zarząd winien wykazać się aktywnością w poszukiwaniu ofert na rynku, aby wykluczyć ryzyko braku dokładnej analizy rynku. W tym zakresie rola zarządu (lub zarządcy) wydaje się największa.

Wyrok Sąd Apelacyjnego w Warszawie z dnia 16 czerwca 2014 r., sygn. I ACa 20/14

wspólnota.online w toku sprawy pozwala na porównanie i wybranie najkorzystniejszych ofert

Ciągła analiza wydatków wspólnoty

Zarządzanie nieruchomością wymaga ciągłej analizy wydatków Wspólnoty oraz dokumentacja tego procesu dla Właścicieli lokali. Każdy wydatek, potwierdzony fakturą lub umową powinien być dokładnie skalkulowany, oraz powinien znajdować uzasadnienie. Rolą zarządu (zarządcy) jest także modyfikowanie modelu świadczonych dla Wspólnoty usług w przypadku dostrzeżenia szansy na bardziej optymalne wydatkowanie środków. Zarząd analizuje zużycie mediów, kontroluje kontrahentów Wspólnoty, sprawdza kontrolnie oferty na rynku, oraz zabiega o dodatkowe profity lub zabezpieczenia umów dla Wspólnoty. Szczególnie ważna jest analiza kosztów mediów oraz kontrola ich dostawy zgodnie z zamówieniem.

Analiza potrzeb Wspólnoty (by nie zamawiać usług zbędnych)

Rolą zarządu (zarządcy) jest często kontrola zapotrzebowania na określone usługi wśród Właścicieli lub kontrola optymalnego wykorzystania zamawianych usług. Dobrym przykładem w tym zakresie są usługi ochrony, które często, ze względu na wysokość kosztów, budzą wśród Właścicieli kontrowersje. Opłacanie wysokich kosztów ochrony w sytuacji braku realnego zagrożenia dla osiedla, szczególnie kiedy osiedle jest ogrodzone i monitorowane, nakazuje zarządowi postawić Wspólnocie pytanie o sens ponoszenia takiego kosztu. Mimo ryzyka “zderzenia się” z opiniami odmiennymi a nawet słabo uzasadnionymi zarząd (zarządca) jest właśnie odpowiedzialny za analizę potrzeb Wspólnoty, także w sensie społecznym. Dlatego dobrymi, rzadko wykorzystywanymi narzędziami służącymi takiej analizie, są ankiety wśród Właścicieli, aplikacje do głosowania pewnych rozwiązań lub fora dyskusyjne - moderowane przez zarząd.

wspólnota.online umożliwia tworzenie nowych spraw przez mieszkańców, oraz badanie ich poziomu zainteresowania - pozwala to zarządcy reagować lepiej i szybciej na ich potrzeby