Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o własności lokali (dalej: u.w.l.), poza kosztami zarządu nieruchomością wspólną, właściciele lokali są zobowiązani do ponoszenia kosztów związanych z utrzymaniem ich lokali. Do kosztów tych należy w szczególności zaliczyć koszty dostarczanych mediów. Art. 26 ust. 2-3 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków oraz art. 45a ust. 10 ustawy prawo energetyczne przyznają zarządcy, obok właściciela nieruchomości, kompetencję do ustalenia regulaminu rozliczania mediów. Opracowany przez zarządcę na w/w podstawach regulamin jest ogłaszany do wiadomości właścicieli lokali, dla których ma on charakter wiążący.
Ponadto, regulamin rozliczania mediów może być ustalony na podstawie uchwały Wspólnoty Mieszkaniowej. Podstawą prawną jego uchwalenia jest w szczególności art. 13 ust. 1 u.w.l. w zakresie, w jakim odnosi się on do obowiązku właścicieli lokali do pokrywania kosztów związanych z utrzymaniem ich lokali (por. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 21 września 2015 r., sygn. I ACa 248/15).
Pomimo braku ustawowej definicji, dorobek orzecznictwa sądowego oraz publikacji prawniczych pozwala nakreślić pewną granicę pomiędzy czynności zwykłego zarządu. Zakres zwykłego zarządu obejmuje w szczególności czynności dotyczące bieżącego administrowania rzeczą wspólną, zarówno o charakterze faktycznym, jaki i prawnym. Do zakresu zwykłego zarządu należą również czynności procesowe. Natomiast do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu zasadniczo należy zaliczyć czynności o charakterze nadzwyczajnym, dotyczące istotnej ingerencji w sam przedmiot objęty zarządem albo związane z nim interesy (np. dokonanie zmiany w substancji nieruchomości wspólnej lub wynajęcie/wydzierżawienie jej części).
Zakwalifikowanie konkretnej czynności do jednej z tych kategorii wymaga uwzględnienia jej charakteru w konkretnych okolicznościach faktycznych. Do czynności zwykłego zarządu podejmowanych przez wspólnotę mieszkaniową, stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy o własności lokali (dalej: u.w.l.), należą czynności związane z bieżącym zarządzaniem rzeczą wspólną, służące zachowaniu jej w stanie niepogorszonym. Zakres tych czynności będzie każdorazowo wyznaczony właściwościami konkretnej nieruchomości, jej parametrami technicznymi czy liczbą lokali.
Jednakże z punktu widzenia sprawności sprawowania zarządu niektóre z czynności dotyczących zarządu nieruchomością wspólną będą mieścić się w zakresie zarządu zwykłego niezależnie od w/w właściwości. Do czynności takich należy windykacja należności Wspólnoty od jej nierzetelnych członków, niezbędna dla zabezpieczenia ochrony jej interesów i zapewnienia płynności finansowej, czy to małej, czy dużej Wspólnoty Mieszkaniowej. Kwalifikacja wystąpienia przez Wspólnotę Mieszkaniową z pozwem przeciwko członkowi tej wspólnoty o zapłatę sumy pieniężnej z tytułu obciążających takiego członka kosztów na rzecz wspólnoty, jest ugruntowana w orzecznictwie sądów powszechnych jako czynność zwykłego zarządu w rozumieniu art. 22 ust. 1 u.wl. (zob. uchwała SN z dnia 18.10.2013 r., sygn. III CZP 42/13>).
Dobór korzystnych ofert na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej, dotyczących niezbędnych usług, jest jednym z podstawowych zadań zarządu lub zarządcy. W zależności od konkretnych potrzeb Wspólnoty niezbędne jest zebranie odpowiednich ofert odpowiadających warunkom rynkowym, a następnie dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej pod względem ekonomicznym. W zależności od skali transakcji wybór oferty może zostać dokonany przez zarząd lub zarządcę samodzielnie, lub też może zostać dokonany decyzją wspólnoty wyrażoną w uchwale. Niemniej jednak nawet jeżeli decyzja zostanie podjęta w trybie uchwały Wspólnoty Mieszkaniowej, to wybrana oferta musi posiadać walor oferty najkorzystniejszej. W przeciwnym wypadku – czy samodzielna decyzja zarządu lub zarządcy, czy też uchwała Wspólnoty naruszać będzie zasady prawidłowego zarządu nieruchomością wspólną, zwłaszcza jeżeli wybór (por. wyrok Sąd Apelacyjnego w Warszawie z dnia 16 czerwca 2014 r., sygn. I ACa 20/14
