Rolą właścicieli jest podejmowanie decyzji = decydują tylko i wyłącznie właściciele.
Najwyższą władzą we Wspólnocie mieszkaniowej jest zebranie właścicieli lokali. Zebranie jest uprawnione do podejmowania uchwał we wszystkich sprawach Wspólnoty. Między zebraniami, sprawami Wspólnoty kieruje Zarząd, jednak może podejmować decyzje tylko w sprawach zwykłego (codziennego) zarządu. Także te decyzje muszą mieć oparcie w uchwałach Wspólnoty (np. o planie gospodarczym). Zarząd- umocowany do podejmowania codziennych decyzji- jest wybierany przez właścicieli, i w każdej chwili może być odwołany. Powinien zatem, w zakresie drobnych decyzji, i do których ma wyłączne kompetencje, uwzględniać opinie i głosy mieszkańców. Gdy jednak mieszkańcy przegłosują uchwałą okreśłoną decyzję- zarząd nie może, co do zasady, odmówić jej wykonania.
Rolą zarządu jest przygotowywanie decyzji (uchwał) i wcielanie ich w życie.
W zakresie kompetencji zarządu (wewnętrznego lub firmy) do “kierowania sprawami wspólnoty” leży także przygotowywania projektów uchwał i zwoływanie zebrań Wspólnoty. Zarząd jest bowiem odpowiedzialny za przygotowanie właścicieli lokali do podjęcia decyzji. Przygotowanie nie oznacza wyłącznie opracowania projektu uchwały, ale także jej uzasadnienia, symulacji kosztów związanych z podjęciem uchwały, a także przeprowadzenie analizy możliwych wariantów decyzji. Zarząd odpowiada także za odpowiednie konsultację i dyskusję nad projektem uchwały, także wówczas, gdy uchwała nie jest procedowana na zebraniu.
Konsekwencją braku decyzji właścicieli jest brak działań ze strony zarządcy. (brak uprawnień do podejmowania decyzji)
Brak podjętej uchwały Wspólnoty, oznacza brak działania zarządu lub zarządcy. Nie istnieje bowiem podstawa prawna dla czynności zarządu oraz umocowanie do podpisywania odpowiednich umów. Sytuacja taka nie służy Wspólnocie, stąd zarząd powinien aktywnie procedować głosowanie uchwał Wspólnoty. Głosowanie może się odbywać w sposób tradycyjny lub elektroniczny, natomiast właściciele lokali którzy nie głosują biorą także odpowiedzialność za brak realizacji zadań we Wspólnocie.
wspólnota.online poprzez głosowanie online pozwala oddać głos w dowolnym momencie - zwiększając frekwencję, szybkość działania i skuteczność realizacji spraw wspólnotowych
Czynności przekraczające zwykły zarząd - czyli kiedy musi być podjęta uchwała (np. o wydatkach funduszu remontowego)
Powołanie zarządu, lub zarządcy dokonuje się w drodze uchwały. Uchwałą musi być przyjęty plan gospodarczy, oraz ustanowienie wynagrodzenia dla zarządu lub zarządcy. Zmiana przeznaczenia części wspólnej oraz udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej to czynności także wymagające uchwały. Zmiana udziałów w nieruchomości wspólnej oraz ustalenie kosztów stanowiących zarówno koszt lokalu jak i części wspólnej to także czynności, do których ustawa wymaga uchwały jako do czynności “przekraczających zwykły zarząd”. Ustawa nie definiuje jednak wszystkich takich czynności. Należy przyjąć, na podstawie praktyki, iż czynnościami takimi będą wydatki z funduszu remontowego, wydatki przekraczające plan gospodarczy, wydatki nadzwyczajne, oraz wszelkie regulacje dotyczące praw i obowiązków właścicieli lokali. Także wszelkie ingerencje oraz dysponowanie częścią wspólną bedą stanowiły czynności przekraczające zwykły zarząd. Regulacja ustawy o własności lokali nakazuje przyjąć, iż uchwała jest podstawowym sposobem podejmowania decyzji we Wspólnocie, oraz narzędziem do wyznaczania zakresu kompetencji zarządu oraz właścicieli lokali.
Czynności zwykłego zarządu nie wymagają uchwały.
Do czynności “zwykłego zarządu” należy przede wszystkim realizacja planu gospodarczego Wspólnoty czyli podejmowanie decyzji o wydatkach Wspólnoty w trakcie roku na eksploatację, konserwację i media. Zarząd, w zakresie planu uchwalonego przez Wspólnotę podejmuje decyzje o wydatkach. Co do zasady, koszty przewidziane w planie nie powinny być większe niż przyjęte przez Wspólnotę, jednak przekroczenie planu jest możliwe jeśli okoliczności obiektywne uzasadniały taką decyzję (np. wzrost cen usług).
Każdy właściciel ma pełen dostęp do wszystkich dokumentów wspólnoty, w tym umów, wyciągów bankowych, faktur, danych o zadłużeniu sąsiadów.
Nie narusza to przepisów o danych osobowych.
Prawo kontroli działalności zarządu, przysługuje każdemu właścicielowi lokalu. Ta zasada, wyrażona w ustawie o własności lokali oznacza, iż zarząd lub zarządca nie ma prawa odmówić właścicielowi lokalu dostępu do jakiejkolwiek dokumentu Wspólnoty Mieszkaniowej. Każdy właściciel, może zażądać każdego dokumentu do wglądu, a zarząd ma obowiązek dokument ten udostępnić, gdyż kontrola działalności zarządu nie jest możliwa bez wglądu w dokumentację. Zarząd ma także obowiązek udzielać wyjaśnień, odpowiadać na pytania a także przedstawiać motywy podjętych czynności - wszystko to bowiem mieści się w definicji kontroli. Ustawa nie określa żadnych proceduralnych ram kontroli, ani narzędzi jakimi może lub nie może posługiwać się właściciel, dlatego należy przyjąć iż prawo kontroli jest tutaj rozumiane w sposób najbardziej szeroki. Co ważne, kontrola obejmuje wszystkie sprawy Wspólnoty, w tym finanse, stąd właściciel lokalu ma prawo do informacji o dłużnikach wspólnoty i prawo to nie narusza przepisów o ochronie danych osobowych, co potwierdził w swoim stanowisku także Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
Właściciele mogą podjąć uchwałę w każdej sprawie, także takiej którą zajmuje się zarząd, i zarząd ma obowiązek ją wykonać.
Zarząd kieruje sprawami Wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między właścicielami lokali- mówi art. 21 ustawy o własności lokali. Dość ogólnie określone kompetencje zarządu są ograniczone innymi przepisami ustawy, które przewidują podejmowanie uchwał właścicieli lokali . Zarząd jest związany uchwałą i ma obowiązek ją wykonać. Należy podkreślić, iż uchwała wspólnoty może być podjęta także w sprawach “zwykłego zarządu” a więc tych z zakresu samodzielnej kompetencji zarządu. Podjęcie uchwały np. w sprawie wyboru firmy sprzątającej budynek wiąże zarząd, mimo, iż zarząd może podjąć taką decyzję samodzielnie. Uchwała w takich przypadkach może być formą polemiki z decyzjami zarządu lub po prostu formą aktywności właścicieli lokali, do której mają jak najbardziej prawo.
Ustawa o własności lokali zawiera w art. 22 otwarty katalog czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu. Oznacza to, że każda z czynności tam wymienionych wymaga uchwały Wspólnoty, a jednocześnie uchwały mogą wymagać inne, niewymienione w tym przepisie czynności lub decyzje. Ustawowy katalog czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu obejmuje:
- ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej;
- przyjęcie rocznego planu gospodarczego;
- ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu;
- zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej;
- udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej, na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy lub przebudowy i rozporządzenie tym lokalem oraz na zmianę wysokości udziałów w następstwie powstania odrębnej własności lokalu nadbudowanego lub przebudowanego;
- udzielenie zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej;
- dokonanie podziału nieruchomości wspólnej;
- nabycie nieruchomości;
- wytoczenie powództwa, o którym mowa w art. 16 u.w.l.;
- ustalenie, w wypadkach nieuregulowanych przepisami, części kosztów związanych z eksploatacją urządzeń lub części budynku służących zarówno do użytku poszczególnych właścicieli lokali, jak i do wspólnego użytku właścicieli co najmniej dwóch lokali, które zaliczane będą do kosztów zarządu nieruchomością wspólną;
- udzielenie zgody na podział nieruchomości gruntowej zabudowanej więcej niż jednym budynkiem mieszkalnym i związane z tym zmiany udziałów w nieruchomości wspólnej oraz ustalenie wysokości udziałów w nowo powstałych, odrębnych nieruchomościach wspólnych;
- określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 u.w.l., ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej;
- połączenie dwóch lokali stanowiących odrębne nieruchomości w jedną nieruchomość lub podział lokalu.
Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej może samodzielnie podejmować decyzje w zakresie zwykłego zarządu. Ustawa o własności lokali dalej: u.w.l.) nie zawiera wyczerpującego katalogu czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu ani czynności mieszczących się w tym zakresie. Z tego względu charakter danej czynności jako mieszczącej się w zakresie zwykłego zarządu lub zakres ten przekraczającej, należy każdorazowo oceniać w szczególności przez pryzmat doniosłości tej decyzji dla Wspólnoty, kwestii finansowych związanych z tą decyzją oraz skali jej oddziaływania.
O ile w art. 22 u.w.l. został zamieszczony otwarty katalog czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu, o tyle czynności zwykłego zarządu nie zostały w żaden sposób sprecyzowane w ustawie. Przyjmuje się w tym zakresie, że zwykły zarząd odnosi się w szczególności do sprawowania pieczy nad nieruchomością wspólną, dokonywanie czynności rutynowych i bieżących, mających zapewnić utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym. Jak wskazał Sąd Najwyższy, czynnością zwykłego zarządu jest także dochodzenie od osoby trzeciej wynagrodzenia za bezumowne korzystanie z części nieruchomości wspólnej (zob. uchwała Sądu Najwyższego z dnia 6 czerwca 2012 r., sygn. III CZP 25/12).
Prawo kontroli działalności Wspólnoty Mieszkaniowej, o którym mowa w art. 29 ust. 3 ustawy o własności lokal (dalej: u.w.l.) służy zapewnieniu bezpośredniej możliwości właścicielom lokali do analizowania i badania dokumentów dotyczących nieruchomości wspólnej, w szczególności takich jak uchwały czy umowy. Jednakże podkreślić należy, że ustawowe prawo kontroli nie obejmuje żądania doręczania właścicielowi lokalu kopii dokumentów Wspólnoty Mieszkaniowej. Zgodnie z w/w przepisem może on domagać się jedynie udostępniania takich dokumentów, co polega na ich okazaniu celem zapoznania się z ich treścią. W tym zakresie w orzecznictwie sądowym wskazuje się, że żądanie właściciela lokalu doręczania mu kopii wszelkich dokumentów jest ekonomicznie nieuzasadnione; wiąże się bowiem z kosztami, które obciążałyby całą Wspólnotę i wymagałoby dodatkowego nakładu czasu na przygotowanie odpowiedniej ilości kopii (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 24 maja 2016 r., sygn. I ACa 99/16). W praktyce stosowane są różne modele udostępniania dokumentów, wynikające ze zwyczajów przyjętych przez dane Wspólnoty, a także z uwzględniania rozwoju i dostępności przekazywania informacji drogą elektroniczną.
Wspólnota mieszkaniowa z mocy prawa jest podmiotem uprawnionym do przetwarzania danych osobowych właścicieli lokali będących jej członkami. W tym kontekście prawo właściciela lokalu do kontroli realizowane jest także poprzez dostęp do danych osobowych innych właścicieli lokali przetwarzanych przez Wspólnotę, w tym do danych na temat zadłużenia poszczególnych członków Wspólnoty. Przedmiotowa kwestia była przedmiotem publikacji Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, przy czym – ze względu na źródło uprawnień Wspólnoty Mieszkaniowej do przetwarzania danych osobowych posadowione w ustawie o własności lokali oraz w kodeksie cywilnym – pozostaje ono aktualne także w obecnym stanie prawnym i jest zgodne z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, tzw. RODO).