Fundusz remontowy to kapitał, który wspólnota mieszkaniowa odkłada, na potrzeby przyszłych remontów lub inwestycji w nieruchomość. Przychodem funduszu jest stała comiesięczna składka odprowadzana przez wszystkich właścicieli lokali według udziału w nieruchomości. Zbierany kapitał może być wydatkowany tylko na podstawie specjalnej uchwały Wspólnoty, w której będzie wskazany cel oraz kwota wydatku. Kapitał ten, nie jest wydawany na bieżącą obsługę budynku, jest kumulowany, w celu zebrania środków na wydatki poważne takie jak remont lub inwestycja. Kapitał zgromadzony przez dany rok, przechodzi na rok następny (jeśli nie było wydatków) i tak co roku. Prawo nakazuje właścicielom lokali w budynku pokrywać m.in. koszty remontów, natomiast pozostawia do decyzji właścicieli – w jakiej formie będą to robić. Fundusz remontowy jest najbardziej popularną formą – drobne składki co miesiąc pozwalają bez problemu zebrać środki na większe wydatki.

Taki model jest wyrazem odpowiedzialnej postawy właścicieli, którzy troszczą się o swoją własność i tworzą majątek na potrzeby jej utrzymania. Majątek ten bezpośrednio wpływa na wartość mieszkań i bezpieczeństwo budynku. Udziałowcami majątku stają się kolejni właściciele lokali i poczuwają się do jego pomnażania, a przede wszystkim – stałego inwestowania w nieruchomość. O odpisie na fundusz remontowy co roku decydują właściciele w uchwale (mogą zadecydować raz na kilka lat). Jego wysokość odpowiada potrzebom, czyli planom remontowym, które też są co roku aktualizowane. Jednak Wspólnota dysponuje pewnym stopniem swobody w zakresie ustalania wysokości składki na fundusz remontowy. Składka może być ustalana według szacunkowych potrzeby, lub po prostu według uznania właścicieli w zakresie konieczności finansowego zabezpieczenia nieruchomości na przyszłość. Na początku funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej – składka na fundusz remontowy nie musi być wysoka, natomiast im budynek ma więcej lat – tym składka powinna być większa, chyba że budynek jest już w zupełności wyremontowany.

Fundusz remontowy powstaje zawsze na podstawie uchwały wspólnoty, czyli wspólnota musi fundusz remontowy powołać. Fundusz powstaje zatem wyłącznie poprzez decyzję właścicieli o utworzeniu funduszu. Dlatego należy zwracać uwagę czy nowa wspólnota powołała fundusz czy nie, gdyż drobne składki od początku życia wspólnoty budują kapitał na przyszłość. W uchwale o powołaniu funduszu wspólnota określa także wysokość stawki wpłat, którą można zmienić kolejna uchwałą wspólnoty. W uchwale wspólnota powinna też zastrzec, iż przychody funduszu nie wydane w danym roku stanowią przychód roku następnego- tak by była jasność, iż kapitał się kumuluje. Wspólnota może zasilać także fundusz przychodami z innych tytułów np. odsetek od lokat, odsetek od nieterminowych wpłat naliczanych właścicielom lokali którzy opóźniają się z wpłatami, może także przekazywać nadwyżki z innych tytułów (np. eksploatacji), po rozliczeniu danego roku, - na fundusz remontowy, zamiast zwracać je właścicielom lokali. Zawsze musi się to odbywać na podstawie uchwały wspólnoty mieszkaniowej.

W ustawie o własności lokali o wydatkach na remonty i bieżącą konserwację nieruchomości wspólnej wspomina się jedynie w zakresie ogólnego, przykładowego wyliczenia zasadniczych kosztów składających się na koszty zarządu nieruchomością wspólną. Niemniej jednak w orzecznictwie sądów powszechnych jednolicie przyjmuje się, że właściciele lokali mogą utworzyć na podstawie uchwały Wspólnoty Mieszkaniowej tzw. fundusz remontowy (zob. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 24 września 2013 r., sygn. I ACa 571/13).

Fundusz remontowy obejmuje wyodrębnione środki pieniężne przeznaczone na remonty nieruchomości wspólnej. Wyodrębnienie może następować za pomocą specjalnego rachunku bankowego, czy też za pomocą konta księgowego. Środki gromadzone na funduszu remontowym nie podlegają rocznemu rozliczeniu (i np. zwrotowi w zakresie, w jakim wniesione składki przewyższyły koszty remontów w danym roku), lecz są gromadzone w sposób ciągły, celem finansowania pojawiających się potrzeb remontowych.

Fundusz remontowy może być zasilany nie tylko z comiesięcznych wpłat członków Wspólnoty na ten tytuł. Możliwe jest także przeznaczenie nadwyżki wynikającej z rocznego „rozliczenia kosztów”, tj. zaliczek w stosunku do rzeczywistych kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej, poprzez zaliczenie jej na poczet funduszu remontowego. Czynność taka wymaga uchwały właścicieli lokali (por. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 stycznia 2011 r., sygn. II CSK 358/10). Ponadto, w razie potrzeby Wspólnota może postanowić w drodze uchwały o obowiązku dokonania dodatkowych jednorazowych wpłat przez właścicieli lokali na fundusz remontowy, np. jeżeli stan budynku wymaga niezwłocznego wykonania określonych prac, na których sfinansowanie niewystarczające są bieżące środki funduszu remontowego (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 2 października 2013 r., sygn. I ACa 624/13).

Składka na fundusz remontowy naliczana jest od 1m2 lokalu (jako “przelicznika” udziału w nieruchomości). Więc jeśli suma powierzchni wszystkich lokali w budynku wynosi np. 3000 m2, a składka na fundusz wynosi 1 zł za 1m2 lokalu miesięcznie, to przychody funduszu remontowego wyniosą 3000 zł miesięcznie i 36 000 zł rocznie. W ciągu 10 lat wspólnota zbierze 360 tysięcy złotych zaś z odsetkami od lokat będzie to ponad 400 tysięcy złotych.

Celem funduszu remontowego jest, jak wspomniano, kumulacja kapitału na potrzeby większych wydatków w przyszłości. Jak zatem technicznie zbieramy ten kapitał? Praktyki wspólnot są różne. Jedną z bardziej popularnych jest tworzenie odrębnego rachunku bankowego na potrzeby wpłat na fundusz remontowy. Właściciele mają wówczas dwa konta do wpłat zaliczek miesięcznych, a zarządca operuje tylko środkami gromadzonymi na rachunku do wpłat zaliczek na utrzymanie bieżące (eksploatacja, media), natomiast nie wykonuje żadnych operacji z rachunku funduszu remontowego. Posiadanie dwóch rachunków bankowych nie jest obowiązkiem prawnym, jest praktyką, która wykształcała się na przestrzeni ćwierćwiecza, odkąd funkcjonują wspólnoty mieszkaniowe. Celem takiej praktyki, jest jasne oddzielenie środków funduszu remontowego, od środków bieżących, i swoista (techniczna) „blokada” środków funduszu remontowego. W opinii niektórych właścicieli powoduje to „zabezpieczenie” środków funduszu remontowego. Otóż niekoniecznie. Dwa rachunki bankowe nie spowodują „zabezpieczenia” środków funduszu remontowego, w sytuacji gdy wspólnota boryka się z dłużnikami, którzy zalegają wobec wspólnoty poważne kwoty z tytułu zarządu nieruchomością wspólną. Wówczas na rachunku środków bieżących powstaje niedobór. Zarządca staje wówczas przed dylematem: czy nie naruszać rachunku funduszu remontowego, co spowoduje zaległości w opłatach za wodę, ciepło i groźbę karnych odsetek dla wspólnoty mieszkaniowej, czy jednak skorzystać z środków zgromadzonych na rachunku funduszu remontowego by uratować płynność wspólnoty i zapobiec dodatkowym opłatom (odsetkom) na rzecz kontrahentów wspólnoty nie przewidzianym w planie gospodarczym. Rozsądek nakazuje w takich sytuacjach korzystać z własnych środków by utrzymać płynność finansową zamiast zaciągać kredyty lub płacić odsetki karne. Dochodzenie należności przed sądem trwa, jednak przez ten czas kapitał własny wspólnoty pozwoli jej przetrwać za okres zachwiania płynności finansowej.

Nie tworzenie odrębnego rachunku bankowego (ostatnio coraz bardziej częsta praktyka) w niczym nie zmienia zasad zarządzania funduszem remontowym. Po prostu wszystkie środki wspólnoty mieszkaniowej gromadzone są na jednym rachunku, a ile z tych środków stanowi kapitał funduszu remontowego – to wiemy z zapisów księgowych. Każdy tytuł przychodu oraz każdy kapitał własny wspólnoty zapisany jest na koncie księgowym, i to jest podstawowa wiedza o stanie finansów wspólnoty. Co więcej, kapitał własny wspólnoty (fundusz remontowy) pozwala także uzupełnić chwilowe niedobory w wydatkach bieżących do czasu rozliczenia ich na właścicieli lokali (w sytuacji kiedy wspólnota zanotowała stratę na koniec roku obrachunkowego) - oczywiście wspólnota musi zatwierdzić takie rozwiązanie w formie uchwały.

Fundusz remontowy, czy zgromadzony na jednym rachunku, czy na dwóch, stanowi bardzo istotny element bezpieczeństwa finansowego wspólnoty. Oprócz bowiem zasadniczego celu, jakim jest gromadzenie kapitału na przyszłość, pozwala także spokojnie i bezpiecznie utrzymywać płynność finansową wspólnoty w sytuacjach oczekiwania na rozliczenie straty z wydatków bieżących oraz w sytuacjach dochodzenia przez wspólnotę należności od dłużników. Stanowi także kapitał, od którego można w sytuacjach nadzwyczajnych odpisać straty wspólnoty (np. w sytuacji nieskutecznej egzekucji) bez konieczności jednorazowego pokrywania ich z kieszeni właścicieli - wystarczy decyzja właścicieli (w formie uchwały). Oczywiście strata zawsze pokrywana jest „z kieszeni” właścicieli, także w sytuacji odpisywania jej od kapitału funduszu remontowego. Jednak kapitał funduszu pozwala na pokrycie takiej straty bez konieczności dodatkowych wpłat od właścicieli.

Kapitał funduszu remontowego – jego stan, wydatki oraz przychody, muszą być wykazywane w sprawozdaniu finansowym wspólnoty co rok. W trakcie roku, każdy właściciel lokalu (każdy!) ma prawo do kontroli zarządcy w zakresie środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, sprawdzania wydatków (bieżących i z funduszu remontowego), sprawdzania faktur, umów i wszystkich innych dokumentów dotyczących wspólnoty mieszkaniowej. Każdy właściciel ma prawo także do sprawdzenia zaległości innych właścicieli lokali, z racji tego, iż nieruchomość wspólna stanowi ich wspólny majątek, a prawem współwłaściciela jest wiedza na temat majątku oraz stanu finansów.

Kapitał funduszu remontowego jest kumulowany, by finansowanie remontów lub inwestycji było możliwe i sprawne. Są to oczywiście duże wydatki. Zasadą jest, iż WSZYSTKIE wydatki, finansowane z funduszu remontowego mogą być ponoszone wyłącznie na podstawie uchwały wspólnoty mieszkaniowej – a więc na podstawie zgody więcej niż 50% ogółu właścicieli lokali. W uchwale o wyrażeniu zgody na poniesienie wydatku musi być jasno określony wydatek, jego koszt, oraz zasady wyłonienia wykonawcy remontu lub inwestycji. Czy wykonawcę ma wybrać zarządca (i wspólnota udziela mu pełnomocnictwa) czy wykonawcę chce wyłonić wspólnota także w formie uchwały. Konieczne jest by uchwała określała górną kwotę kosztu remontu lub inwestycji jaką wspólnota zgadza się ponieść. Kwoty tej zarządca nie może przekroczyć w żadnym wypadku, stąd bardzo istotne jest dokładne przygotowanie kosztorysu i umowy z wykonawcą. Wzrost kosztu ponad kwotę określoną w uchwale skutkuje koniecznością podjęcia nowej uchwały wyrażającej zgodę na poniesienie wyższego kosztu. Nieprawidłową praktyką jest podejmowanie uchwały o wyrażeniu zgody na poniesienie kosztu bez określenia kosztu jaki musi ponieść wspólnota mieszkaniowa. Taka uchwała nie zabezpiecza interesów wspólnoty i najpewniej doprowadzi do sporów oraz konfliktów.

Kredyty z funduszu remontowego

W obecnej sytuacji na rynku – kiedy ceny robót budowlanych rosną rok do roku znacznie ponad poziom kosztów kredytu, wiele wspólnot decyduje się na rewitalizację nieruchomości finansowaną z kredytu. Jedynym zabezpieczeniem kredytu dla banku, w umowach ze wspólnotami mieszkaniowymi, jest właśnie uchwała o funduszu remontowym, w której właściciele zobowiązują się do wnoszenia comiesięcznych składek na funduszu remontowy. Z tych wpływów spłacany jest kredyt. Obecnie kredyt dla wspólnot mieszkaniowych kosztuje 3,5 – 4,5 % w skali roku. Finansowanie remontu/inwestycji z kredytu przysparza wspólnocie dodatkowej korzyści w postaci natychmiastowej poprawy stanu technicznego nieruchomości a więc i jej wartości. Spłacanie kredytu, nawet dziesięć lat, oznacza iż przez kolejne dziesięć lat nieruchomość nie niszczeje, przez co remont za 10 lat byłby jeszcze bardziej kosztowny niż tu i teraz.

Fundusz remontowy służy realizacji obowiązku ponoszenia kosztów remontów nieruchomości wspólnej przez właścicieli lokali w zakresie finansowania wydatków remontowych Wspólnoty. Wydatki te ze swojej natury są rozłożone w czasie, w sposób zależny od potrzeb dyktowanych stanem technicznym poszczególnych elementów nieruchomości wspólnej. Środki pieniężne zgromadzone na funduszu remontowym stanowią majątek własny Wspólnoty Mieszkaniowej, odrębny od majątków właścicieli lokali. W konsekwencji należy stwierdzić, że wpłaty na fundusz remontowy nie podlegają zwrotowi, np. w razie sprzedaży lokalu, gdyż od chwili ich uiszczenia, w wysokości uregulowanej w odpowiedniej uchwale, stanowią odrębny majątek Wspólnoty Mieszkaniowej (por. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 10 października 2017 r., sygn. VI ACa 597/16).