Powrót do bloga

Uchwała o wyborze zarządu – wzór z komentarzem

Wybór zarządu we wspólnocie mieszkaniowej powinien być dokonany skutecznie.

Uchwała o wyborze zarządu wspólnoty mieszkaniowej wydaje się dokumentem bardzo prostym. Praktyka dowodzi, że wiele ważnych zapisów w takich uchwałach nie występuje. Spójrzmy na poniższy, prosty wzór, który zawiera ważne, a pomijane zapisy. Obszar cytatu – to treść uchwały, poniżej komentarz specjalisty.

Wybór zarządu we wspólnocie mieszkaniowej: wzór uchwały z komentarzem

§ 1

1. Właściciele powołują Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej w trybie art. 20 ust. 1 ustawy o własności lokali 

Komentarz: Zapis precyzuje dokładnie tryb powołania zarządu. Wspólnota może powołać “zarząd powierzony” na podstawie art. 18 ustawy o własności lokali (uchwałą protokołowaną przez notariusza), lub “zarząd własny” – wyłącznie w przypadku gdy nie powołała “zarządu powierzonego”- na podstawie art. 20 ust. 1 ustawy o własności lokali (uchwałą zwykłą). 

2. Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej składa się z…….osób fizycznych wybranych spośród właścicieli lokali lub spoza ich grona 

Komentarz: Wskazanie liczby osób, z ilu składa się zarząd pozwoli uniknąć niejasności co do składu zarządu. Uchwała oprócz wyboru składu zarządu powinna ustalać zasady funkcjonowania zarządu takie jak: ilość osób, sposób podejmowania decyzji, tryb składani oświadczeń woli w imieniu zarządu, oraz pełnomocnictwa dla zarządu (bez których wymagana byłaby uchwała wspólnoty). Uchwała nie może ograniczać składu zarządu do wyłącznie do właścicieli lokali, gdyż byłoby to sprzeczne z ustawą. 

3. Oświadczenia woli za wspólnotę składa zgodnie przynajmniej …….członków Zarządu. Zarząd sporządza protokół ze swojego posiedzenia. 

Komentarz: Zapis uważam za konieczny, jako uzupełnienie do zapisów ustawowych. Ustawa o własności lokali zawiera lakoniczny zapis (art. 21 ust. 2): Gdy zarząd jest kilkuosobowy, oświadczenia woli za wspólnotę mieszkaniową składają przynajmniej dwaj jego członkowie. Stosowanie go wprost, może prowadzić do sytuacji kiedy np. w 6-osobowym zarządzie, dwóch członków zarządu złoży w imieniu wspólnoty oświadczenie woli, sprzeczne z wolą pozostałych członków. Określenie zasady składania oświadczenia woli w imieniu wspólnoty jest fundamentalnie istotne dla funkcjonowania zarządu i wspólnoty. Obowiązek sporządzania protokołów realizuje zasadę jawności działania organów kolektywnych. Zapis można uzupełnić o bardziej formalne obostrzenia takie jak:   

• Zarząd składa oświadczenia woli w imieniu wspólnoty w formie pisemnej z podpisami przynajmniej ……..członków zarządu 

• Zarząd publikuje złożone w imieniu wspólnoty oświadczenia woli (na stronie www, w systemie elektronicznym, czy na tablicy ogłoszeń ) 

• Zarząd wybiera ze swego grona Przewodniczącego Zarządu. Zarząd podejmuje decyzje w formie uchwał Zarządu. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego 

• oświadczenia woli za wspólnotę składa Przewodniczący Zarządu na podstawie uchwały Zarządu 

Wskazane zapisy formalizują proces podejmowania decyzji przez zarząd, co zazwyczaj prowadzi do wydłużenia procesu decyzyjnego. Zapisy należy wprowadzać stosowanie do okoliczności – wielkości wspólnoty, rodzaju podejmowanych decyzji, oczekiwań właścicieli. Osobiście nie jestem zwolennikiem surowego sformalizowania procesu decyzyjnego wewnątrz zarządu, jednak znam przypadki kiedy taki formalizm jest niezbędny by zarząd był w stanie podjąć decyzję. 

4. Zarząd lub poszczególni jego członkowie mogą być w każdej chwili na mocy uchwały właścicieli lokali zawieszeni w czynnościach lub odwołani.

Komentarz: powtórzenie zapisu ustawy (art. 20 ust. 2) w celu zakomunikowania właścicielom lokali we wspólnocie zasad ustawowych dotyczących działania zarządu. 

5. W przypadku odwołania zarządu wspólnoty lub wystąpienia okoliczności, które uniemożliwiają działanie zarządu (w tym odwołanie lub zawieszenie większości członków), prawo do zwołania zebrania wspólnoty mieszkaniowej w sprawie wyboru zarządu przysługuje każdemu właścicielowi lokalu. Art. 32 ustawy o własności lokali stosuje się odpowiednio.

Komentarz: Według ustawy o własności lokali do zwołania zebrania właścicieli lokali uprawniony jest zarząd. W sytuacji kiedy zarząd nie może działać, lub został odwołany (bez powołania nowego) powstaje problem formalny: kto może zwołać zebranie. Niektórzy komentatorzy uważają, że wówczas właściciele (każdy właściciel ma takie prawo) powinni wystąpić do sądu o ustanowienie zarządcy przymusowego. Proponowany zapis eliminuje ten problem i znacznie skraca czas, w którym właściciele mogą powołać zarząd. Zapis uzupełnia przepisy ustawy, która także daje prawo zwołania zebrania każdemu właścicielowi lokalu, ale tylko w sytuacji kiedy nie zostało zwołane zebranie roczne (art. 30 ust. 1a). Proponowany zapis uwzględnia przepisy ustaw o zasadach zwoływania zebrań (art. 32 ustawy o własności lokali). 

6. Złożenie rezygnacji przez członka zarządu oznacza ustanie pełnienia funkcji w zarządzie.

Komentarz: Ustawa o własności lokali nie wspomina nic o możliwości rezygnacji z funkcji przez członka zarządu, co nie oznacza, że takiej możliwości nie ma. Każda funkcja pełniona na podstawie powołania może być pełniona gdy powołany wyraża zgodę na jej pełnienie. Zasada ta oznacza, iż każdy powołany może złożyć rezygnację z pełnionej funkcji. W praktyce, zdarzają się przypadki, kiedy uzależnia się skuteczną rezygnację członka zarządu od przyjęcia uchwały o odwołaniu członka zarządu. Uznaję takie opinie i praktyki za całkowicie nieuprawnione, co więcej sprzeczne z prawem i zasadami współżycia społecznego.

Wspólnota może odwołać w drodze uchwały członka zarządu, który złożył rezygnację (dla porządku formalnego w dokumentacji, np. przy powoływaniu nowego członka), jednak ustanie członkostwa w zarządzie następuje z chwilą złożenia rezygnacji. Chwila ustania pełnienia funkcji członka zarządu jest istotna, może bowiem łączyć się z odpowiedzialnością za pewne decyzje lub jej brakiem. Zapis porządkuje zatem istotną dla reprezentacji wspólnoty kwestię.

Należy zaznaczyć, iż zapis pkt 3. chroni wspólnotę przed składaniem oświadczeń woli za wspólnotę przez “większość” w sytuacji kiedy nastąpiła rezygnacja jednego lub więcej członków zarządu. Bezwzględny zapis, iż skuteczne oświadczenie woli musi być złożone przez określoną liczbę członków pozwala zachować stabilność decyzji lub prowadzi do konieczności wyboru nowego zarządu (kiedy określona liczba nie może być osiągnięta) – co jest rozwiązaniem przejrzystym- pełni rolę “nowego otwarcia”. 

Zapis można uzupełnić o wymogi dotyczące rezygnacji: 

• rezygnacja może być złożona pisemnie do Zarządu lub ustnie do protokołu posiedzenia Zarządu lub Zebrania Wspólnoty Mieszkaniowej

§ 2.

1. Właściciele lokali powołują na członków Zarządu następujące osoby:

1) imię i nazwisko…………………………………….. nr dowodu osobistego………………

2. Siedzibą Zarządu jest adres…………………………Siedziba Zarządu stanowi siedzibę rejestrową Wspólnoty Mieszkaniowej Nieruchomości przy ulicy ……………..we …………………….

Komentarz: osoby powołane na członków zarządu należy wskazać w sposób umożliwiający identyfikację tych osób, dlatego nie jest wystarczające podanie tylko imienia i nazwiska. Do identyfikacji osoby wystarczy jedna dana (np. numer dowodu osobistego) stąd nie ma konieczności prezentowania wszystkich danych identyfikujących (pesel, adres zamieszkania, data urodzenia). 

Dobrą praktyką jest określenie w drodze uchwały siedziby zarządu oraz- co idzie w parze – siedziby rejestrowej wspólnoty mieszkaniowej (art. 41 KC). Ustawa o własności lokali nie reguluje w żaden sposób tej kwestii. W przypadku “zarządu powierzonego” siedzibą rejestrową wspólnoty mieszkaniowej jest siedziba zarządcy (według art. 41 KC). Natomiast w przypadku “zarządu własnego” często jest problem z określeniem podstawy prawnej wyznaczenia siedziby wspólnoty mieszkaniowej (takich podstaw nie ma w sytuacji kiedy zarząd jest kilkuosobowy). Uchwała wspólnoty mieszkaniowej może określić jej siedzibę w dowolnym miejscu: może to być wskazany adres członka zarządu, adres administratora nieruchomości, adres lokalu wspólnoty lub inny adres do którego wspólnota ma tytuł prawny. 

§ 3

1. Zarząd jest umocowany do wyboru firmy administrującej nieruchomością wspólną i do podpisania z nią umowy o administrowanie nieruchomością.

LUB 

1. Zarząd nie jest umocowany do wyboru firmy administrującej nieruchomością wspólną. Wybór firmy administrującej odbywa się na podstawie uchwały wspólnoty mieszkaniowej. 

Komentarz: Wybór administratora nieruchomości wspólnej jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd. Wybór administratora nieruchomości wspólnej nie jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd. W praktyce funkcjonują obie – sprzeczne – interpretacje, które mają wsparcie w orzecznictwie sądowym.

Osobiście uważam, że jest to czynność przekraczająca zwykły zarząd, dlatego wspólnota powinna w drodze uchwały powołać zarząd i wybrać administratora. Dopuszczam jednak możliwość, przekazania w drodze uchwały tego uprawnienia zarządowi wspólnoty. Wówczas sytuacja jest klarowna – właściciele umocowują zarząd do podjęcia tej decyzji w ich imieniu, a umocowanie ma podstawy prawne w uchwale wspólnoty. Konsekwentnie – jeśli brak takiego zapisu w uchwale, oznacza to, że zarząd nie może samodzielnie wybrać firmy administrującej. W praktyce często zarząd wybiera samodzielnie administratora nieruchomości – nie uważam takiej praktyki za sprzeczną z prawidłowym zarządem – jednak zachęcam do jasnych zapisów w uchwale o udzieleniu pełnomocnictwa do podjęcia takiej decyzji.   

2. Zarząd nie może udzielać dalszych pełnomocnictw do działania w imieniu Zarządu w następujących sprawach:

(tutaj wymienimy czynności zastrzeżone wyłącznie do decyzji zarządu) 

Komentarz: Właściciele lokali mogą zastrzec, iż określone czynności może wykonywać wyłącznie zarząd bez prawa do przekazywania pełnomocnictw do tych wykonywania tych czynności innym podmiotom. Przykładami takich czynności może być dysponowanie rachunkiem bankowym, składanie pozwów w imieniu wspólnoty mieszkaniowej czy zwoływanie zebrań wspólnoty mieszkaniowej.  

3. Zarząd jest umocowany do samodzielnego podejmowania decyzji, oraz udzielania pełnomocnictw, w następujących sprawach: 

Komentarz: Właściciele lokali mogą upoważnić zarząd do samodzielnego podejmowania decyzji w określonych sprawach. Powstaje pytanie jak daleko może sięgać przekazanie uprawnień, czy jest możliwe np. umocowanie do samodzielnych decyzji zarządu w sprawach remontu. Moim zdaniem takie umocowanie byłoby kontrowersyjne i łatwe do zniesienia w procesie sądowym. Mogłoby jednak funkcjonować w sytuacji konsensusu między właścicielami i rozsądnego stosowania uprawnień przez zarząd.

Pamiętajmy, że ustawa o własności lokali nie definiuje katalogu zamkniętego czynności przekraczających zwykły zarząd, dlatego czynności nie wskazane w katalogu przykładowym (art. 22 ust. 3 ustawy o własności lokali) mogą być przedmiotem analizy – czy możliwe jest przekazanie umocowania do ich podejmowania zarządowi. Natomiast czynności wymienione w katalogu otwartym (art. 22 ust. 3) bezwzględnie wymagają uchwały wspólnoty mieszkaniowej. Jako przykład czynności z obszaru dyskusji czy należy do czynności zwykłego zarządu czy nie, wskazałbym: ubezpieczenie nieruchomości (moim zdaniem to czynność zwykłego zarządu jako czynność prawidłowego zarządu), kierowanie pozwu o zapłatę z tytułu zaliczek (moim zdaniem czynność zwykłego zarządu), ustalanie regulaminu rozliczeń mediów (w praktyce dominuje przekonanie, że to czynność przekraczająca zwykły zarząd, moim zdaniem niekoniecznie – prawo energetyczne wprost upoważnia zarządcę do ustanowienia regulaminu rozliczeń). 

 § 4.

Uchwała obowiązuje od dnia …………………………….

Skuteczny wybór zarządu we wspólnocie mieszkaniowej jest solidnym fundamentem jej sprawnego funkcjonowania.

Zobacz, jak wykorzystać siłę cyfryzacji w zarządzaniu wspólnotą —> ZOBACZ

Seweryn Chwałek – założyciel Wspólnota.online, ekspert zarządzania nieruchomościami. Zapraszam Cię na mój profil —> SPRAWDŹ