Nie ma żadnych ograniczeń w dostępie właścicieli lokali do jakichkolwiek dokumentów Wspólnoty Mieszkaniowej, która zarządza majątkiem wspólnym właścicieli lokali i realizuje decyzje właścicieli. Współwłaściciele części wspólnej (czyli właściciele lokali) mają prawo do pełnej wiedzy na temat swojego majątku, gdyż jest to istota prawa własności (współwłasności). Ustawa o własności lokali przyznaje każdemu właścicielowi lokalu prawo kontroli działalności zarządu – jako uprawnienie wynikające z prawa współwłasności. Prawo kontroli jest nieograniczone – właściciel może żądać wglądu do każdego z dokumentów dotyczących Wspólnoty, także informacji o zadłużeniu innych właścicieli lokali, gdyż ewentualne straty obciążają potencjalnie każdego właściciela.
Każdy właściciel ma wgląd we wszystkie dokumenty Wspólnoty Mieszkaniowej.
Każdy właściciel ma wgląd we wszystkie dokumenty Wspólnoty Mieszkaniowej.
Ustawa o własności lokali (dalej: u.w.l.) przyznaje właścicielom lokali prawo i obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną (art. 27 u.w.l.), które obejmuje także prawo kontroli działalności zarządu Wspólnoty (art. 29 ust. 3 u.w.l.). Dla sprawowania kontroli nad działalnością zarządu niezbędny jest dostęp do informacji o sprawach związanych z zarządzaniem nieruchomością wspólną. Prawo Członka Wspólnoty Mieszkaniowej do otrzymywania od zarządu (lub zarządcy) tych informacji wynika nie tylko z art. 27 i 29 ust. 3 u.w.l., ale pośrednio także z art. 26 u,w.l., umożliwiającego właścicielom lokali – w razie np. działalności zarządu naruszającej zasady prawidłowej gospodarki nieruchomością – skierowanie do sądu wniosku o ustanowienie zarządcy przymusowego. Ponadto na gruncie art. 30 ust. 2 pkt. 3 u.w.l. właściciele lokali muszą mieć zapewniony dostęp do informacji o działalności Wspólnoty w kontekście podejmowania uchwał w sprawie udzielenia zarządowi absolutorium (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, siedziba w Gliwicach, z dnia 26 czerwca 2018 r., sygn. akt IV SAB/Gl 101/18).
Na gruncie regulacji ochrony danych osobowych należy wskazać, że w zakresie, w jakim jest to niezbędne do współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną oraz do sprawowania kontroli działalności zarządu wspólnoty, każdy Członek Wspólnoty Mieszkaniowej ma prawo do pozyskiwania informacji m.in. o sposobie ponoszenia wydatków i ciężarów na utrzymanie wspólnej nieruchomości. Dla zapewnienia realizacji tych uprawnień zarząd lub zarządca na żądanie każdego Członka Wspólnoty ma obowiązek udostępnić dokumentację zawierającą dane o kosztach zarządu nieruchomością wspólnotą. Efektywna kontrola możliwa jest jedynie wtedy, gdy członek wspólnoty otrzyma konkretne informacje o stanie majątku (aktywów i pasywów) Wspólnoty, który de facto jest majątkiem wszystkich jej członków (zob. Decyzja Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 28 czerwca 2013 r., znak: DOLiS/DEC-695/13/40985 – zachowująca aktualność w kontekście uprawnień właścicieli lokali także po wejściu w życie RODO).
Nie wolno udostępniać dokumentów Wspólnoty Mieszkaniowej na zewnątrz.
O ile między właścicielami lokali wszystkie dokumenty i informacje dotyczące Wspólnoty Mieszkaniowej są jawne, o tyle nie wolno udostępniać tych informacji oraz dokumentów na zewnątrz w celach niezwiązanych z działalnością Wspólnoty MIeszkaniowej (np. w celach reklamowych). Jeżeli informacje udostępniane są w celu realizacji swoich praw właścicielskich (np. zaskarżenie uchwały lub głosowanie uchwały) podmiot korzystający z nich powinien dysponować pełnomocnictwem od właściciela do reprezentowania go w tym zakresie. Nie wolno publicznie wywieszać list dłużników Wspólnoty, natomiast każdy właściciel ma prawo do informacji o stanie finansów (w tym zadłużeniu innych właścicieli).
Nie wolno udostępniać dokumentów Wspólnoty Mieszkaniowej na zewnątrz.
Wspólnoty Mieszkaniowe zostały upoważnione do przetwarzania danych osobowych właścicieli lokali na mocy przepisów ustawy o własności lokali (dalej: u.w.l.), a w zakresie w nich nieuregulowanym na podstawie przepisów Kodeksu Cywilnego. Zgodnie z art. 200 Kodeksu Cywilnego każdy ze współwłaścicieli jest obowiązany do współdziałania w zarządzie rzeczą wspólną, natomiast w myśl art. 29 ust. 3 u.w.l., prawo kontroli działalności zarządu służy każdemu właścicielowi lokalu. Zatem każdemu współwłaścicielowi przysługuje prawo dostępu do dokumentacji związanej z zarządzaniem nieruchomością wspólną (zob. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego siedziba w Warszawie z dnia 22 marca 2017 r., sygn. akt II SA/Wa 900/16). Oznacza to jednocześnie, że prawo do wglądu w dokumenty Wspólnoty jest limitowane do ograniczonego kręgu osób, tj. zarządu i właścicieli lokali, ewentualnie osób przez nich umocowanych do wykonania określonych czynności. Natomiast innym osobom Wspólnota co do zasady nie powinna udostępniać dokumentów dotyczących jej działalności, w szczególności nie powinna zamieszczać „listy dłużników” na klatce schodowej, gdzie dostęp do niej mogą uzyskać osoby trzecie (np. goście właścicieli lokali).
Odmowa dostępu do dokumentów to naruszenie prawa.
Zarząd lub zarządca nie może odmówić właścicielowi lokalu dostępu do dokumentacji Wspólnoty. Każdy właściciel ma prawo kontroli działalności zarządu (art 29 ust 3 ustawy o własności lokali) oraz ma prawo i obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną. Jako odmowę należy uznawać także okoliczności utrudniania technicznego do dostępu (np. zakaz kopiowania), oraz odkładanie w czasie udostępnienia dokumentacji. Brak dostępu do dokumentacji może stanowić uzasadnienie odwołania zarządu lub zarządcy, lub wnioskowania do sądu o powołanie zarządu przymusowego. Właściciel może także sądownie dochodzić nakazania udostępnienia dokumentacji.
Odmowa dostępu do dokumentów to naruszenie prawa.
Uprawnienia kontrolne wynikające z regulacji ustawy o własności lokali (dalej: u.w.l.) należy interpretować uwzględniając kontekst pozostałych przepisów u.w.l. Ogólne prawo właścicieli lokali do kontroli działania zarządu, nie formułuje zasad innego prowadzenia tej kontroli, niż poprzez wspólne działania właścicieli (art. 27 u.w.l.), takie jak uregulowane w przepisach art. 30 ust. 2 pkt 3, art. 18 ust. 1 i 2a, art. 20 ust. 2, art. 26 ust. 1 i innych przepisach u.w.l. Wykorzystywanie czynności kontroli przez właściciela lokalu, ukierunkowane na osiągnięcie jego osobistego interesu, nie zawsze będzie miało przełożenie na „dobro Wspólnoty” i może stanowić nadużycie prawa. O ile każdemu Członkowi Wspólnoty Mieszkaniowej przysługuje uprawnienie do realizacji praw kontroli działalności zarządu poprzez m.in. domaganie się udzielenia informacji z tej działalności czy też okazania określonych dokumentów, o tyle wykonywanie prawa kontroli musi pozostawać w odpowiedniej proporcji do rzeczywistego i zgodnego z celami ustanowienia tego prawa, interesu nie tylko jednego z właścicieli lokali, ale i całej Wspólnoty (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 24 maja 2016 r., sygn. akt I ACa 99/16).
W kontekście nadużywania instytucji kontroli (np. przez dłużnika Wspólnoty w celu sparaliżowania działalności zarządu), należy wskazać, że prawo kontroli podlega pewnym ograniczeniom. Na podstawie w/w przepisu Członkowie Wspólnoty mogą w szczególności domagać się udostępniania dokumentów Wspólnoty, co polega na ich okazaniu, celem zapoznania się z ich treścią. Natomiast domaganie się, aby właścicielowi lokalu doręczane były kopie wszelkich dokumentów jest ekonomicznie nieuzasadnione, wiąże się bowiem z kosztami, które obciążałyby całą Wspólnotę i wymagałoby dodatkowego nakładu czasu na przygotowanie odpowiedniej ilości kopii. Wspólnota może samodzielnie określić warunki wydawania kopii dokumentów, przy czym powinny one uwzględniać czas i nakłady niezbędne do sporządzania kopii oraz ich dystrybucji do Członków Wspólnoty (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 26 września 2013 r., sygn. akt I ACa 355/13).
Każdy właściciel ma prawo kontroli działalności zarządu.
Art 29 ust. 3 ustawy o własności lokali przyznaje prawo kontroli działalności zarządu (lub zarządcy) każdemu właścicielowi lokalu, a kontrola może odnosić się do wszystkich aspektów działalności Wspólnoty Mieszkaniowej. Może być realizowana w dowolny sposób (jeśli chodzi o “technikę”) i w każdym czasie, zarówno poprzez wizyty w biurze zarządcy i przeglądanie żądanych dokumentów, jak i poprzez wnioski o kopie dokumentów do przesłania drogą tradycyjną lub elektroniczną. Doświadczenie uczy, iż ograniczanie prawa do kontroli przez zarząd lub zarządcę wiąże się zazwyczaj z wolą ukrycia pewnych zdarzeń lub niską jakością zarządzania. Zarząd może ułatwiać kontrolę swoich działań udostępniając Wspólnocie jej dokumenty online.
Każdy właściciel ma prawo kontroli działalności zarządu.
Szczególnym przejawem prawa kontroli we Wspólnocie Mieszkaniowej jest regulacja art. 30 ust. 2 pkt 2 i pkt 3 ustawy o własności lokali (dalej: u.w.l.). Powołany przepis normuje obowiązki zarządu wspólnoty między innymi w zakresie składania właścicielom lokali sprawozdania rocznego ze swojej działalności. Zebranie roczne ogółu właścicieli lokali, określone w art. 30 u.w.l. jest jedynym obowiązkowym zebraniem przewidzianym w ustawie i ma ono charakter sprawozdawczo-ocenny. Jest ono realizacją praw właścicieli lokali do sprawowania kontroli nad działalnością zarządu oraz współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 30 grudnia 2015 r., sygn. akt I ACa 706/15). Odmowa dostępu do dokumentów Wspólnoty nie tylko utrudnia współdziałanie w zarządzie nieruchomością, ale także uniemożliwia podejmowanie decyzji w zakresie uchwał w sprawach zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz udzielenia zarządowi lub zarządcy absolutorium.
